Tổ chức sự kiện hiệu quả cần tuân thủ quy trình chuẩn và có hệ thống. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy trình đó, dẫn đến các hoạt động không tối ưu và chi phí đầu tư không hiệu quả. Bài viết này sẽ giúp bạn có một quy trình chuẩn của Event Strategy Framework để tạo nên thành công cho sự kiện.
I. Event Framework là gì?
Event Framework là quy trình toàn diện về cách thức tổ chức một sự kiện, bao gồm các bước từ lên ý tưởng đến thực hiện và đánh giá kết quả, giúp người tổ chức sự kiện có cái nhìn tổng thể về quy trình cần thiết để tổ chức một sự kiện thành công.
Vai trò của Event Framework là đảm bảo sự kiện được tổ chức một cách hợp lý, đúng tiến độ, phù hợp với mục tiêu, ngân sách và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng khi tham gia.
Điều này, giúp người tổ chức có cái nhìn rõ ràng về các yếu tố quan trọng của sự kiện như đối tượng khách hàng, thị trường tiềm năng, chi phí, quy mô, địa điểm và nội dung sự kiện, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn và giảm thiểu rủi ro trong quá trình tổ chức.
Xây dựng khung chiến lược sự kiện rất quan trọng vì nhiều lý do:
- Làm rõ mục đích và mục tiêu của sự kiện.
- Xác định được đối tượng mục tiêu, điều chỉnh nội dung, định dạng của sự kiện để đáp ứng nhu cầu và sở thích của họ.
- Phân bổ nguồn lực rõ ràng, tránh lãng phí
- Xác định và giảm thiểu rủi ro liên quan đến sự kiện. Điều này có thể bao gồm các vấn đề liên quan đến lựa chọn địa điểm, hậu cần hoặc quảng cáo.
- Đánh giá hiệu suất, đảm bảo rằng mỗi sự kiện được xây dựng dựa trên sự thành công của sự kiện trước đó.
Đọc thêm: Làm tổ chức sự kiện nên học ngành gì? Và 10 vạn câu hỏi vì sao
II. Xây dựng Event Strategy Framework
Như bạn có thể thấy, đây chính là quy trình những việc phải làm trong bất kỳ một sự kiện nào. Để hiểu rõ về “đường đi nước bước” cần phải làm gì để có một chiến lược tổ chức sự kiện hiệu quả, cùng AIM “bóc tách” và tổng hợp những điều cần lưu ý qua 6 bước dưới đây:
Bước 1: Đặt mục tiêu rõ ràng
Bước đầu tiên để hình thành Event Strategy Framework là đặt ra mục tiêu cụ thể cho sự kiện mà thương hiệu đang muốn hướng đến. Mục tiêu này phải rõ ràng, có thể đo lường được và phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể của công ty.
Mục tiêu sự kiện có thể bao gồm:
- Tăng doanh số.
- Định vị thương hiệu.
- Gia tăng độ tin cậy.
- Tạo ra một cộng đồng quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Thúc đẩy mối quan hệ với khách hàng hoặc đối tác.
Bước 2: Điều tra thị trường và khách hàng
Hãy tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh và nhu cầu khách hàng mục tiêu. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về thị trường và cách tạo giá trị cho khách hàng.
- Tập trung vào đối tượng mục tiêu chính và xác định các kênh tiếp cận để đưa thông tin về sự kiện đến họ.
- Đánh giá đặc điểm của khách hàng như độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, sở thích và nhu cầu liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của thương hiệu.
- Xác định những lợi ích mà khách hàng có thể nhận được từ sự kiện như kiến thức mới, giải trí, mạng lưới kết nối hoặc ưu đãi sản phẩm.
Bước 3: Lựa chọn địa điểm phù hợp
Địa điểm của sự kiện sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Hãy lựa chọn địa điểm phù hợp, bao gồm kích thước, vị trí, tiện nghi và chi phí.
Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi lựa chọn địa điểm phù hợp:
- Loại hình sự kiện
Loại sự kiện sẽ giúp bạn xác định loại địa điểm phù hợp như hội thảo, triển lãm, concert, giải đấu, lễ hội… Ví dụ, nếu bạn tổ chức một buổi tiệc ngoài trời, bạn cần lựa chọn một địa điểm có không gian ngoài trời và không khí phù hợp với buổi tiệc. Trong khi đó, nếu bạn tổ chức một hội thảo, hãy tìm kiếm một địa điểm có đủ không gian và thiết bị để hỗ trợ cho việc diễn thuyết.
- Số lượng khách mời
Số lượng khách mời cần phải xem xét để đảm bảo địa điểm có đủ chỗ để ngồi và thoải mái cho khách mời. Nếu bạn mong đợi có 500 khách mời, thì địa điểm cần có sức chứa đủ cho số lượng khách mời đó.
- Tiện nghi và kỹ thuật
Kiểm tra xem địa điểm có đủ tiện nghi và kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu sản xuất hay không. Ví dụ, địa điểm cần phải có đủ thiết bị âm thanh, ánh sáng và màn hình để hỗ trợ cho việc diễn thuyết.
- Địa điểm thuận tiện
Địa điểm cần phải thuận tiện cho khách mời của bạn để đến và đi. Ví dụ, nếu bạn tổ chức sự kiện tại một khu vực rất xa, khách mời có thể gặp khó khăn trong việc tìm đường đi hoặc phải di chuyển quá xa để đến được.
- Phong cách và thẩm mỹ
Địa điểm cần phù hợp với phong cách và thẩm mỹ của sự kiện.. Ví dụ, nếu tổ chức một buổi tiệc cưới trang trọng, bạn cần lựa chọn một địa điểm có phong cách sang trọng
Bước 4: Xác định các hoạt động và nội dung
Sau khi hoàn thành những bước trên, đã đến lúc bạn xác định các hoạt động và nội dung sẽ diễn ra trong sự kiện, từ đó sắp xếp lịch trình và phân bổ thời gian, ngân sách và tài nguyên một cách hợp lý.
Dưới đây là một số lưu ý để xác định các hoạt động và nội dung cho sự kiện:
- Xác định mục tiêu
Mục tiêu của sự kiện sẽ xác định những hoạt động và nội dung cần thiết. Ví dụ, nếu mục tiêu của sự kiện là giới thiệu sản phẩm mới của công ty, bạn có thể tính đến các hoạt động như buổi trình diễn sản phẩm, trò chơi trắc nghiệm, hoặc bàn tròn với các chuyên gia trong lĩnh vực.
- Xác định đối tượng khách mời
Đối tượng khách mời giúp bạn xác định loại nội dung và hoạt động cần thiết để thu hút và giữ chân họ. Ví dụ, nếu bạn tổ chức một sự kiện cho các nhà đầu tư, các hoạt động như thảo luận về đầu tư, buổi trình diễn của các doanh nghiệp mới, hoặc các chương trình đặc biệt để trao đổi với các nhà đầu tư là điều cần thiết.
- Xác định các hoạt động chính
Đây là các hoạt động chính trong sự kiện của bạn, từ đó bạn có thể lên lịch và phân bổ tài nguyên. Ví dụ, nếu bạn tổ chức một sự kiện âm nhạc, các hoạt động chính có thể bao gồm các buổi trình diễn của nghệ sĩ, các chương trình giải trí và các khu vực ăn uống.
- Xác định các nội dung phụ
Các nội dung phụ bao gồm các hoạt động, trò chơi, và giải trí khác để làm tăng tính hấp dẫn và tạo ra trải nghiệm thú vị cho khách mời. Ví dụ, nếu bạn tổ chức một sự kiện cho trẻ em, các nội dung phụ có thể bao gồm khu vực trò chơi, các hoạt động thú vị khác như vẽ tranh, làm bánh, hoặc trang trí.
- Xác định thời lượng của từng hoạt động và nội dung
Thời lượng của từng hoạt động và nội dung sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hiệu quả và đảm bảo rằng sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ. Ví dụ, bạn cần xác định thời gian cho mỗi buổi trình diễn, thời gian cho mỗi hoạt động chơi game, thời gian cho các chương trình trao giải, thời gian cho các buổi họp và trò chuyện.
- Tạo ra một kế hoạch chính thức
Kế hoạch này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định cuối cùng về các hoạt động và nội dung, phân bổ ngân sách, lên lịch thời gian, và phân công công việc cho nhân viên của bạn.
- Đảm bảo tính linh hoạt và thay đổi
Kế hoạch của bạn có thể thay đổi trong quá trình tổ chức sự kiện, vì vậy cần đảm bảo tính linh hoạt trong việc điều chỉnh và thay đổi kế hoạch nếu cần thiết.
Xác định các hoạt động và nội dung là một quá trình quan trọng trong lên kế hoạch sự kiện, giúp bạn đảm bảo rằng sự kiện của bạn có tính hấp dẫn, mang lại trải nghiệm tốt cho khách mời và đạt được mục tiêu doanh nghiệp.
Bước 5: Lập kế hoạch quảng bá
Lập kế hoạch quảng bá giúp bạn đưa thông điệp của sự kiện đến đúng khách hàng và đúng thời điểm. Hãy chọn các kênh quảng bá phù hợp và đảm bảo rằng thông điệp của bạn rõ ràng và hấp dẫn.
- Xây dựng concept/ big idea
Concept/ big idea là xem là “xương sống” của toàn bộ chương trình sự kiện, phản ánh được thông điệp của sự kiện để tạo nên sự khác biệt so với các sự kiện khác. Nó cũng giúp định hướng cho các hoạt động trong sự kiện và đảm bảo tính nhất quán và thống nhất trong toàn bộ chương trình.
Bạn có thể lấy nguồn cảm hứng bằng cách quan sát và học hỏi từ những sự kiện đã thành công trước đó. Hình dưới gợi ý cho bạn những nơi có thể tìm idea, concept.
- Sử dụng các phương tiện quảng cáo
Như tạp chí, báo, trang web, mạng xã hội, radio, TV, hoặc các sự kiện khác để quảng bá sự kiện.
- Lên kế hoạch thiết kế nội dung quảng cáo
Để thu hút sự chú ý của đối tượng khán giả mục tiêu. Nội dung quảng cáo nên đảm bảo rõ ràng, hấp dẫn và nổi bật giữa các thông tin khác trên các phương tiện quảng cáo.
Lập kế hoạch thời gian quảng bá sao cho đủ thời gian để khán giả tiếp cận với thông tin về sự kiện của bạn. Thông thường, bạn nên bắt đầu quảng bá từ 2-3 tháng trước khi sự kiện diễn ra.
- Xác định ngân sách cho các hoạt động quảng bá khác nhau
Việc xác định ngân sách quảng bá giúp bạn lên kế hoạch chi tiêu một cách hiệu quả và tránh phí phạm không cần thiết.
- Tạo sự kết nối với khán giả
Bạn nên tương tác với họ trước và sau sự kiện. Trước sự kiện, hãy sử dụng mạng xã hội để tạo sự mong đợi và kích thích sự quan tâm của khán giả. Sau sự kiện, bạn có thể tạo các nội dung về sự kiện, đăng tải trên mạng xã hội và tương tác với khán giả để thu hút sự quan tâm và tạo sự kết nối với họ.
- Tối ưu hóa quảng cáo
Sau khi đánh giá hiệu quả của các hoạt động quảng bá, bạn cần tối ưu hóa các chiến dịch quảng cáo để tăng hiệu quả quảng cáo và giảm chi phí. Việc tối ưu hóa này bao gồm việc thử nghiệm các chiến dịch quảng cáo khác nhau và điều chỉnh chiến dịch để đạt được hiệu quả cao nhất.
Tóm lại, việc lập kế hoạch quảng bá là một bước quan trọng trong Event Strategy Framework và đòi hỏi sự chú ý và cẩn trọng. Tuy nhiên, nếu được thực hiện đúng cách, kế hoạch quảng bá sẽ giúp sự kiện trở nên thu hút và được sự quan tâm của đúng đối tượng khán giả.
Bước 6: Lập kế hoạch hậu cần
- Lập kế hoạch hậu cần cho sự kiện là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự tỉ mỉ trong việc chuẩn bị, bố trí các tài nguyên và lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động hậu cần. Dưới đây là một số bước cần thiết để lập kế hoạch hậu cần cho sự kiện:
- Quản lý tài chính: Đảm bảo tài chính của sự kiện được quản lý một cách hiệu quả. Thông báo cho các đối tác, nhà tài trợ, các bên liên quan về các chi phí và các khoản thu.
- Thu dọn và vệ sinh sự kiện: Tổ chức các hoạt động thu dọn, vệ sinh sau sự kiện, bao gồm các hoạt động tách bố trí, thu hồi vật dụng, vệ sinh phòng, bãi đỗ xe, khu vực sự kiện.
- Quản lý tài sản và vật dụng: Kiểm tra và quản lý tài sản, vật dụng, bao gồm các thiết bị âm thanh, ánh sáng, dàn bếp, ghế, bàn, tấm backdrop,..
- Phân bổ các nhiệm vụ cho các thành viên trong đội ngũ hậu cần: Phân chia nhiệm vụ và bố trí công việc cho các thành viên trong đội ngũ hậu cần, đảm bảo hoạt động hậu cần diễn ra trơn tru và đảm bảo sự thành công của sự kiện.
- Đảm bảo an ninh và an toàn cho sự kiện: Chú ý đến các vấn đề liên quan đến an ninh, an toàn cho sự kiện và đảm bảo tính riêng tư cho khách hàng.
- Lưu trữ và quản lý dữ liệu: Lưu trữ và quản lý dữ liệu, các thông tin quan trọng về sự kiện và khách hàng, các tài liệu sự kiện sẽ giúp cho các sự kiện tiếp theo được tổ chức dễ dàng hơn.
Bước 7: Đánh giá hiệu quả
Sử dụng các công cụ đo lường hiệu quả quảng bá như Google Analytics, Facebook Insights hoặc các phần mềm đo lường trực tuyến để theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hoạt động quảng bá của mình.
Đọc thêm: “Săm soi” chiếc CV của một Event Organizer – Người tổ chức sự kiện
III. Cải thiện customer journey
Cải thiện Customer Journey trong Event Strategy là quá trình tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng trong suốt quá trình tham gia sự kiện.
Đây là một phần không thể thiếu của Event Strategy Framework để tạo ra sự hài lòng và tăng khả năng quay lại của khách hàng trong các sự kiện tương lai. Chính vì sự quan trọng này, AIM sẽ bật mí những bí quyết tăng tính trải nghiệm nghiệm khách hàng mà bạn không nên bỏ lỡ.
Để cải thiện Customer Journey, người tổ chức sự kiện có thể thực hiện những bước sau:
- Hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng để đưa ra các giải pháp phù hợp .Tìm xem họ có những sở thích như thế nào nhằm đáp ứng yêu cầu của họ.
- Tạo ra các hoạt động và trải nghiệm mới lạ, thú vị và độc đáo để thu hút khách hàng. Điều này sẽ tăng tính tương tác của khách hàng và giúp họ tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ về sự kiện.
Để tạo ra một trải nghiệm thú vị và độc đáo cho khách hàng trong sự kiện, bạn có thể áp dụng các cách sau đây
- Thiết kế không gian sự kiện độc đáo
Tạo ra một không gian độc đáo và thú vị sẽ giúp thu hút khách hàng đến tham gia sự kiện. Bạn có thể tận dụng các công nghệ mới nhất, các cách trang trí độc đáo, các khu vực thư giãn hay vui chơi để tạo ra một không gian sáng tạo và độc đáo.
- Cung cấp nhiều hoạt động thú vị
Khách hàng tham gia sự kiện của bạn sẽ mong muốn được tham gia nhiều hoạt động thú vị và độc đáo hơn. Bạn có thể sử dụng các trò chơi, hoạt động tương tác, chương trình giải trí, hội thảo và các buổi tọa đàm để tạo ra trải nghiệm độc đáo cho khách hàng.
- Tạo ra các hoạt động kích thích sáng tạo
Cung cấp các hoạt động kích thích sáng tạo, giúp khách hàng tham gia vào các hoạt động tạo nên sản phẩm, hoặc có thể tạo ra các hoạt động giúp khách hàng tự tạo ra sản phẩm của riêng họ.
- Sử dụng công nghệ mới nhất
Sử dụng các công nghệ mới nhất sẽ giúp bạn tạo ra một trải nghiệm độc đáo cho khách hàng. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng kết nối mạng xã hội, các hệ thống trò chơi tương tác hoặc các thiết bị thực tế ảo và thực tế tăng cường để tạo ra một trải nghiệm độc đáo cho khách hàng.
- Tạo ra các kênh giao tiếp hiệu quả
Tạo ra các kênh giao tiếp hiệu quả, giúp khách hàng liên hệ và tương tác với người tổ chức sự kiện trong quá trình tham gia sự kiện. Các kênh này có thể bao gồm email, mạng xã hội, chat trực tuyến, điện thoại và các kênh giao tiếp trực tiếp trong sự kiện.
Đọc thêm: Các bậc ‘Tiền Bối’ Nói gì về nghề Event?
IV. Tối ưu chi phí cho event
Chi phí đóng vai trò quyết định đến khả năng triển khai và độ lớn của sự kiện. Khi có ngân sách rõ ràng, người tổ chức sự kiện sẽ biết được giới hạn chi phí để có thể lên kế hoạch và sử dụng tài nguyên một cách hợp lý nhất.
Ngân sách cũng giúp các tổ chức sự kiện kiểm soát chi phí và tối ưu hóa nguồn lực của mình. Dưới đây là một số cách tối ưu chi phí cho sự kiện:
Trước khi bắt đầu sự kiện, cần phải xác định ngân sách rõ ràng để quản lý chi phí. Phải xác định được các khoản chi phí bao gồm chi phí trang trí, âm thanh ánh sáng, thực phẩm, nước uống, thiết bị và đội ngũ làm việc.
Lựa chọn địa điểm phù hợp có thể giúp tiết kiệm chi phí. Nếu địa điểm đã có sẵn trang thiết bị và cơ sở hạ tầng, bạn không cần phải trang bị thêm và tiết kiệm chi phí thiết bị. Ngoài ra, việc chọn địa điểm gần trung tâm thành phố, dễ dàng tiếp cận và giao thông thuận tiện cũng sẽ giúp tiết kiệm chi phí di chuyển.
Sử dụng đội ngũ nhân viên và tình nguyện viên hiệu quả để tiết kiệm chi phí. Có thể tuyển dụng nhân viên làm thời vụ hoặc tình nguyện viên để thực hiện các nhiệm vụ cần thiết trong sự kiện:
- Tối ưu hóa quy trình: Thiết kế quy trình làm việc chặt chẽ, tối ưu hóa các bước làm việc và loại bỏ những bước không cần thiết sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Sử dụng công nghệ tiết kiệm chi phí: Sử dụng các giải pháp công nghệ mới để tiết kiệm chi phí. Ví dụ như sử dụng các phần mềm quản lý sự kiện để tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực, hoặc sử dụng thiết bị tiết kiệm điện năng để giảm chi phí điện năng.
- Đàm phán với các nhà tài trợ: Tìm kiếm các nhà tài trợ để hỗ trợ chi phí sự kiện. Để làm được điều này, cần phải chuẩn bị một báo cáo chi tiết có lợi giữa đôi bên.
V. Tạm kết
Với Event Strategy Framework, tổ chức sự kiện hiệu quả không còn là thử thách lớn. Tuy nhiên, để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực này, bạn cần trang bị cho bản thân nhiều kỹ năng và học hỏi từ những người đã có kinh nghiệm đi trước. Khóa học EVENT & ACTIVATION MANAGEMENT tại AIM Academy giúp bạn trau dồi kiến thức về phát triển chiến lược sự kiện, thiết kế trải nghiệm khách hàng độc đáo và quản lý dự án sự kiện chuyên nghiệp.
Điền form đăng ký ngay để AIM tư vấn chi tiết hơn cho bạn!
