Trong mắt nhiều bạn trẻ, những tiền bối làm Event Organizer luôn thật ngầu. Mọi người, mọi việc trong sự kiện đều được điều phối bởi những con người “quyền lực” ấy. Nhưng để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì cần chuẩn bị những bước đi, trang bị những kiến thức hành nghề như thế nào? Vẫn chưa rõ ràng.

Hãy thử tìm hiểu CV (Curriculum Vitae) của một Event Organizer xem mình đã có gì và cần trang bị thêm “vũ khí” nào để bước đi trong nghề một cách vững vàng nhất nhé!

I. Tóm lược

Event Organizer là gì ta?

Event (sự kiện), Organizer (người tổ chức). Vậy thôi đó nhưng mỗi từ lại hàm chứa rất nhiều những vai trò, trách nhiệm khác nhau. 

Ngắn gọn mà quá khó hiểu hả?

Chắc hẳn ai cũng đã từng tham dự một sự kiện hoặc lớn hoặc nhỏ: Một concert ca nhạc, một show diễn thời trang, một buổi hội thảo hay một đêm Year End Party… Khi tới địa điểm, bạn sẽ mua vé, check-in và ngồi vào vị trí được sắp xếp. MC bước ra giới thiệu chương trình, và các hoạt động lần lượt diễn ra theo đúng thời gian đã định. Hội trường, sân khấu, âm thanh, ánh sáng phối hợp với nhau thật ăn ý. Tất cả những yếu tố trong sự kiện được vận hành một cách trơn tru như vậy là nhờ những người làm công việc tổ chức sự kiện – Event Organizer. 

Nhưng những gì bạn nhìn thấy chỉ là một phần nhỏ trong cả một quy trình chuẩn bị và tổ chức. Event organization không chỉ là những giây phút chạy trên hiện trường, mà còn bao gồm những khâu như lên ý tưởng, concept, kịch bản, thuyết trình, thuyết phục khách hàng, đàm phán thương lượng, quản lý tài chính, làm việc với influencers (nếu có), thuê mua thiết bị, thiết kế, dàn dựng…

II. Mục tiêu nghề nghiệp

“Mới vào nghề, bắt đầu từ đâu?”

Rồi, câu hỏi quen quá! Khi chưa có kinh nghiệm, bạn có thể tham gia làm cộng tác viên (CTV) cho bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào của trường Đại học, hoặc của các tổ chức uy tín bên ngoài. Đây là cách đơn giản nhất giúp bạn tiếp cận và có hình dung về nghề, đồng thời trang bị nhiều kinh nghiệm đáng giá.

Nhưng chỉ “bèo” vậy thôi sao? Đừng nôn nóng, sau khi đã có những trải nghiệm bước đầu, bạn sẽ từ từ chinh phục con đường trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Thông thường, bạn sẽ có 3 hướng đi:

• Làm nhân viên tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp (client): Nhiều công ty sẽ có cả một bộ phận riêng để lo những hoạt động BTL (below the line), trong đó có event và brand activation.
• Làm việc cho các agency sự kiện: Nếu bạn muốn thử sức ở nhiều loại hình sự kiện, nhiều lĩnh vực ngành nghề, thì agency sự kiện sẽ là một lựa chọn thích hợp, vì bạn phục vụ không chỉ 1 doanh nghiệp mà rất nhiều khách hàng với background đa dạng.
• Làm freelancer: Bước vào nghề, bạn sẽ thấy rất nhiều “cao thủ” chọn hướng đánh lẻ này. Bạn sẽ làm việc theo project chứ không cố định cho một công ty nào. Nhưng tốt nhất là khi bạn đã có một lượng “vốn sống” nhất định rồi thì mới nên theo nghiệp freelance.

Đặc biệt, bên cạnh tổ chức sự kiện thì các hoạt động kích hoạt thương hiệu (brand activation) như chương trình tại điểm bán, phát mẫu thử, trải nghiệm sản phẩm… cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Phần lớn các agency sự kiện sẽ nhận “thầu” luôn công việc này.

Thông qua những sự kiện lớn nhỏ mà bạn từng tham gia khi còn đi học hay đi thực tập, bạn sẽ hiểu hơn về điểm mạnh, điểm yếu và mong đợi của bạn ở nghề Event như thế nào. Lúc đó, bạn sẽ dễ dàng chọn lựa con đường để đi (làm tự do, làm cho client hay cho agency).

Vậy còn lộ trình sự nghiệp nghề này ra sao? “Đỉnh của chóp” bạn có thể chinh phục là gì?

Một lộ trình thường thấy sẽ là: Cộng tác viên -> Intern -> Executive -> Team Lead -> Event Manager -> Event Director. Đoạn đường đi sẽ dài và trong quá trình đi sẽ gặp khó khăn, nếu không muốn nói là… rất nhiều khó khăn.

Để không còn hoang mang khi đứng trước ngưỡng cửa vào nghề, hãy đọc qua bài viết 4 Băn Khoăn Nghề Event Khiến Newbie ‘Thích Mà Không Dám Nhích’ nhé.

III. Kinh nghiệm

Kinh nghiệm có thể học từ mọi nơi, mọi lúc. Như đã nói, bạn có thể bắt đầu nhặt nhanh kinh nghiệm từ những việc nhỏ nhất từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Đồng thời, “lân la”, theo dõi nhiều sự kiện, quan sát cách mọi người vận hành chúng cũng là một cách học hiệu quả. 

Nhưng người cho bạn những kinh nghiệm thực tế nhất vẫn là những người sếp, tiền bối và cả những đồng đội trong công việc.

IV. Kỹ năng

1. Kỹ năng viết kịch bản

Kịch bản là “linh hồn” của một sự kiện. Viết kịch bản tổ chức sự kiện, bạn phải vận dụng tốt khả năng tổ chức và khả năng tưởng tượng, sáng tạo vì phải bao quát hết toàn bộ nội dung chương trình.

2. Kỹ năng viết proposal

Làm proposal chuyên nghiệp cũng đòi hỏi kĩ năng trình bày những ý tưởng ban đầu thành những lý do thuyết phục khách hàng giao sự kiện của họ cho bạn. Bên cạnh đó, khả năng thiết kế, mô phỏng sự kiện, làm PowerPoint và thuyết trình trước team, trước khách hàng cũng là những yếu tố quan trọng.

3. Kỹ năng giao tiếp

• Giao tiếp với nhà cung cấp

Những đơn vị hợp tác để cung cấp trang thiết bị, dịch vụ mà bạn cần. Không chỉ đơn giản là gọi điện và nói những gì bạn cần cho họ là xong mà cần có những yêu cầu cụ thể; cần hỏi để biết nhà cung cấp có đủ năng lực cho sự kiện của bạn không; lập hợp đồng với những điều khoản cụ thể và luôn có phương án dự phòng.

• Giao tiếp với team

Một sự kiện lớn sẽ luôn cần đến sự phối hợp của rất nhiều thành viên và nhóm liên quan. Người tổ chức sự kiện hiệu quả sẽ cần nắm rõ trách nhiệm và vai trò của từng cá nhân, bộ phận để truyền đạt nhiệm vụ.

4. Kỹ năng quản lý

• Quản lý tài chính: nắm rõ và phân chia hợp lí ngân sách; chuẩn bị chi phí dự phòng và chuẩn bị chi phí phát sinh đột xuất.
• Quản lý thời gian: các hoạt động chuẩn bị cũng như vận hành cần theo đúng timeline chương trình. Bạn không thể hoãn sự kiện chỉ vì chưa kịp thuê máy chiếu hay chưa chốt được địa điểm…
• Quản lý rủi ro: “Luôn có điều chắc chắn là không gì chắc chắn”, sẽ có những việc cuộc đời chơi khăm bạn. Hãy nhớ, đã vào sự kiện là sai một li đi một dặm. Một sự kiện đã qua là qua, bạn không còn cơ hội thứ 2 để sửa chữa.

5. Kỹ năng cân bằng công việc – cuộc sống

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi có sức khỏe khi phải di chuyển nhiều, thời gian không cố định và phải thường xuyên công tác xa nhà. Bạn sẽ cần phải thích nghi và linh hoạt điều chỉnh các hoạt động sinh hoạt cá nhân để đảm bảo sức khỏe, tinh thần cho công việc. Vinh quang sẽ dành cho người sẵn sàng trả mọi giá để thành công.

6. Chứng chỉ

Khi đi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn có một số chứng chỉ Ngoại ngữ, Tin học văn phòng. Ngoài ra, nếu bạn có bằng chứng nhận từ một khóa học ngắn hạn về nghề event cũng sẽ là một điểm cộng không nhỏ.

“Event là nghề lúc nào cũng thiếu người!” – Trích bài viết Các bậc ‘Tiền Bối’ Nói gì về nghề Event?. 

Bạn không tin đúng không? Thật ra để vào nghề event không khó. Cái khó là trụ được với nghề về lâu dài. Vậy nên quan trọng nhất vẫn là đam mê và quyết tâm theo đuổi của bạn trước những khó khăn. Tiếp đến là những kiến thức, kĩ năng được trang bị đầy đủ, để tránh được những sai lầm không đáng có làm cho bạn hoài nghi và thất vọng về bản thân mình. 

Nghề event vất vả, nhưng không phải tự nhiên mà bao nhiêu người “đâm đầu” theo sự vất vả ấy. Vì bên cạnh những giờ làm việc cực nhọc, bạn sẽ được tận hưởng những trải nghiệm, những cảm giác mà không ai có.

Đến với khóa học EVENT & ACTIVATION MANAGEMENT của AIM Academy để được hệ thống hóa kiến thức từ hoạch định đến thực thi và lắng nghe những kinh nghiệm và động lực từ người đi trước. 

Nhanh tay điền form đăng ký, AIM liên hệ và tư vấn phù hợp theo nhu cầu của bạn ngay!