Event agency là gì? Event agency là một công ty chuyên về việc tổ chức và quản lý các sự kiện như hội thảo, hội nghị, triển lãm, concert, tiệc tùng,.. Để hiểu rõ những công việc của một event agency là làm những gì, cùng AIM tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

I. Nghề event là làm gì?

Nghề event (hay còn gọi là nghề tổ chức sự kiện) là một công việc đòi hỏi sự sáng tạo, tỉ mỉ và kỹ năng quản lý tốt để có thể tổ chức các sự kiện thành công.

Công việc của một chuyên gia tổ chức sự kiện thường bao gồm việc lên kế hoạch, lên ý tưởng, thiết kế, đàm phán với đối tác, tiếp thị và quảng cáo, đăng ký và quản lý khách hàng, cung cấp thiết bị và dịch vụ, quản lý sự kiện trực tiếp.

Trên thực tế, điều hành một chương trình sự kiện, không chỉ dừng lại ở việc bạn có mặt tại hiện trường và “chạy” sự kiện, mà còn phải trang bị cho mình một số kiến thức nền tảng cần có trong ngành: 

Kiến thức về quản lý dự án: Quản lý dự án là một kỹ năng quan trọng để đảm bảo mọi chi tiết của sự kiện được quản lý và tổ chức một cách hiệu quả. Kiến thức về quản lý dự án bao gồm các khái niệm như lên kế hoạch, phân tích rủi ro, quản lý tài nguyên, thời gian và đồng bộ hóa các công việc, đánh giá kết quả.

Kiến thức về marketing và quảng cáo: Để thu hút khách hàng và tăng doanh số bán hàng, kiến thức về marketing và quảng cáo luôn là điều cần thiết. Bạn phải hiểu về chiến lược quảng cáo, phân tích đối tượng khách hàng và nghiên cứu thị trường.

Kiến thức về thiết kế và trang trí: Để tạo ra một sự kiện đẹp mắt và hấp dẫn, bạn cần biết cách lựa chọn màu sắc, thiết kế gian hàng, thiết kế poster, backdrop, thiệp, bảng điện tử, trang trí sân khấu,…

Kiến thức về kỹ thuật sân khấu và âm thanh: Nếu bạn đang tổ chức các sự kiện văn nghệ, chương trình biểu diễn, hoặc các cuộc thi, bạn cần trang bị kiến thức về kỹ thuật sân khấu và âm thanh, các thiết bị âm thanh và ánh sáng nhằm tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khán giả.

III. Vai trò của marketing & truyền thông trong việc làm event

Marketing và truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá và thu hút khách hàng đến tham dự sự kiện, đồng thời tạo ra tương tác và kết nối với khách hàng trước, trong và sau sự kiện.

Các hoạt động marketing và truyền thông có thể bao gồm: thiết kế logo, website, các ấn phẩm quảng cáo, quảng bá thông qua các kênh truyền thông xã hội, quảng cáo trực tuyến và truyền thông đa phương tiện.

Tổ chức các hoạt động PR (Public Relations) và hội thảo truyền thông để giới thiệu sự kiện cho báo chí và các đối tượng khách hàng quan trọng.

IV. Làm event tại agency như thế nào?

Làm sự kiện tại một công ty tổ chức sự kiện bao gồm nhiều bước

Đầu tiên, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải hiểu rõ yêu cầu và mong muốn của khách hàng. Sau đó, họ sẽ tạo ra một kế hoạch chi tiết về sự kiện, bao gồm việc chọn:

Địa điểm, xác định chủ đề, concept, thiết kế phương tiện truyền thông, lên lịch trình và tính toán ngân sách.

Sau khi kế hoạch được phê duyệt, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ bắt đầu tiến hành các công việc cụ thể như liên lạc với đối tác, đàm phán hợp đồng, thu thập và quản lý thông tin về khách mời…

Trong quá trình chuẩn bị, phía Event Agency phải luôn giữ liên lạc với khách hàng để thông báo tiến độ công việc và nhận phản hồi từ họ. 

Đến giai đoạn thực thi, nhân viên tổ chức sự kiện phải chắc chắn rằng tất cả các mặt hàng và dịch vụ được chuẩn bị đầy đủ và sẵn sàng, dưới đây là các công việc cần được thực hiện trong giai đoạn thực thi:

• Chuẩn bị hệ thống trang thiết bị từ âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu, thiết bị an ninh.
• Kiểm tra điều kiện địa điểm bao gồm đường đi, trang trí, âm thanh, ánh sáng, điện nước, vệ sinh, bảo mật .
• Quản lý khách hàng bao gồm xếp hàng, đón tiếp khách hàng, giải quyết các vấn đề và nhu cầu của khách hàng trong suốt sự kiện.
• Điều phối chương trình như lịch trình, lịch biểu, các hoạt động chính và phụ, chương trình âm nhạc, tiết mục biểu diễn,… để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.
• Theo dõi, giám sát và quản lý sự kiện.
• Thực hiện các công việc hậu kỳ, bao gồm thu dọn, ghi nhận, tổng kết sự kiện, đảm bảo rằng toàn bộ trang thiết bị, vật dụng được thu dọn và lưu trữ an toàn.

Sau khi sự kiện kết thúc, event agency sẽ tiến hành đánh giá hiệu quả sự kiện đã đạt mục tiêu hay chưa, từ đó tìm ra những cải tiến cho các sự kiện trong tương lai. 

Để đánh giá hiệu quả, event agency có thể thực hiện các bước sau:

• Thu thập phản hồi từ khách hàng.
• Tổng hợp số liệu như số lượng khách tham dự, lượng bán hàng, lượt xem trên mạng xã hội, doanh thu, chi phí, để đánh giá tổng thể về hiệu quả.
• So sánh số liệu thu thập được với mục tiêu ban đầu của sự kiện.
• Đánh giá độ hài lòng của khách hàng.
• Tổng kết các kết quả và lưu trữ các tài liệu và số liệu liên quan để sử dụng trong các sự kiện tương lai.

Đọc ngay bài viết: Event Strategy Framework: Giải Pháp Toàn Diện Cho Thiết Kế Và Tổ Chức Sự Kiện Hiệu Quả

Thực tế, trong một agency lại có nhiều vị trí khác nhau với yêu cầu riêng. Để tìm ra vị trí phù hợp và phát triển tốt nhất cho mình, hãy cùng nghía qua cấu trúc phòng ban của một Event Agency.

Thông thường 1 event agency bao gồm 4 vị trí chính: account, planner, creator và production trainee/operator.

1. Account

Là người phụ trách các mối quan hệ với khách hàng và đại diện cho agency trong việc đàm phán các giao dịch, thỏa thuận về dịch vụ tổ chức sự kiện. Họ có trách nhiệm duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đảm bảo rằng các dịch vụ đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng.

2. Planner

Là những người lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động của sự kiện. Công việc của một planner là viết proposal, lên kịch bản sự kiện từ A- Z, viết script, có trách nhiệm quản lý các đầu mối liên quan đến sự kiện như lịch trình, ngân sách, thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị và các hoạt động truyền thông. 

Đọc thêm: 07 Công Việc Của Strategic Planner

3. Creative

Là những người sáng tạo và thiết kế các ý tưởng mới cho các sự kiện. Creative trong tổ chức sự kiện có nhiệm vụ nghiên cứu và đề xuất ý tưởng sáng tạo phù hợp với yêu cầu và mục đích của khách hàng (client) đưa ra; lên concept, kịch bản, storyboard cho sự kiện; thiết kế các mẫu poster, backdrop, banner, brochure, leaflet, vật phẩm quảng cáo khác; và thực hiện các phim quảng cáo, video quảng bá sự kiện.

4. Production trainee/Operator

Với bộ phận triển khai, những người làm ở vị trí này có trách nhiệm thực hiện và điều hành các hoạt động sản xuất. Họ được phân công thực hiện các công việc như lắp đặt trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng, kiểm soát lưu lượng người tham dự và quản lý các hoạt động phục vụ khách hàng. 

1. Khó khăn

Khó khăn trong việc quản lý dự án: Việc quản lý dự án trong lĩnh vực Event Agency đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều tài nguyên khác nhau (con người, tài chính, vật liệu, thiết bị, công nghệ, thông tin,…) bạn sẽ đối mặt với nhiều khó khăn như thay đổi phạm vi dự án, quản lý tài nguyên, thời gian và kế hoạch cùng các bên liên quan. 

Khó khăn trong việc tìm kiếm và giữ chân nhân viên: Nghề tổ chức sự kiện thường đòi hỏi sự linh hoạt, sáng tạo và làm việc áp lực. Ngoài ra, các công việc trong lĩnh vực này thường có tính chất tạm thời và không ổn định, khiến cho việc giữ chân nhân viên trở nên khó khăn. 

Ngân sách hạn chế: Không phải lúc nào bạn cũng có ngân sách lớn để tổ chức một sự kiện lớn. Thậm chí với ngân sách nhỏ, bạn vẫn phải đảm bảo sự kiện của mình được tổ chức đầy đủ và chất lượng.

2. Thử thách

Thử thách trong việc tìm kiếm khách hàng: Cạnh tranh khốc liệt trong ngành cũng làm cho việc tìm kiếm khách hàng trở nên khó khăn hơn. Hơn nữa, khách hàng có thể không hài lòng với dịch vụ của bạn, điều này sẽ làm giảm uy tín của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến khả năng tìm kiếm khách hàng mới. 

Thử thách về đối tác và nhà tài trợ: Các đối tác và nhà tài trợ thường đóng góp tài chính và các sản phẩm, dịch vụ cho sự kiện, nhưng đồng thời họ cũng yêu cầu quyền lợi và mong muốn của họ được đáp ứng trong sự kiện. Việc đáp ứng những yêu cầu này sẽ là một thách thức đối với event agency, đặc biệt là khi có nhiều đối tác và nhà tài trợ tham gia.

Thử thách trong việc giữ chân khách hàng: Đây là ngành có tính cạnh tranh cao và khách hàng có nhiều sự lựa chọn để tìm một công ty tổ chức sự kiện phù hợp. Đôi khi bạn sẽ gặp một số khách hàng khó tính, yêu cầu quá nhiều, khó hài lòng hoặc có quan điểm khác với bạn.

Để giải quyết vấn đề này, bạn cần phải cung cấp cho khách hàng của bạn một trải nghiệm tuyệt vời và đáp ứng mọi vấn đề của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Quản lý thời gian: Tổ chức một sự kiện là một quá trình phức tạp và yêu cầu nhiều công việc cần được hoàn thành đúng thời gian. Nếu không quản lý thời gian tốt, bạn có thể bị trễ hạn và gây ảnh hưởng xấu đến sự kiện của mình.

2. Cách xây dựng mindset phù hợp

Xây dựng một mindset phù hợp để đối phó với các thử thách và khó khăn khi làm Event Agency, AIM sẽ dành một số lời khuyên cho bạn: 

Tập trung vào giải pháp: Thay vì tập trung vào vấn đề, hãy tập trung vào tìm kiếm giải pháp. Hãy suy nghĩ tư duy nghiên cứu, tìm hiểu các tình huống khác nhau và tìm cách giải quyết chúng một cách hiệu quả.

Tự tin: Tự tin là một trong những yếu tố quan trọng để thành công trong bất kỳ ngành nghề nào, và cũng vậy trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Hãy tin tưởng vào khả năng của bạn, tận dụng những mạnh mẽ của bản thân và cố gắng học hỏi từ những thất bại.

Quản lý thời gian: Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng để giải quyết các thử thách và khó khăn. Hãy sử dụng các công cụ quản lý thời gian, tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng.

Học hỏi và cập nhật kiến thức: Để đối phó với các thử thách và khó khăn, bạn cần phải học hỏi và cập nhật kiến thức của mình liên tục. Hãy đọc sách, tìm hiểu các xu hướng mới và đăng ký các khóa học để nâng cao kỹ năng của mình.

Tìm cách giải quyết các vấn đề: Thay vì tránh xa các vấn đề, hãy tìm cách giải quyết chúng một cách hiệu quả. Tạo ra một kế hoạch dự án chi tiết, đối phó với các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả, và luôn sẵn sàng để thay đổi chiến lược khi cần thiết.

Giữ tâm trí tích cực: Cuối cùng, hãy giữ tâm trí tích cực và luôn tìm kiếm những điều tích cực trong mọi tình huống. Hãy tập trung vào những thành công và tìm cách học hỏi từ những thất bại để cải thiện và phát triển bản thân.

Như đã thảo luận ở những phần trước, làm Event trong agency bao gồm rất nhiều công đoạn để tạo ra một sự kiện hoàn chỉnh và đem lại ấn tượng tốt với khách hàng. Chính vì vậy, để trở thành một người kỳ cựu trong nghề event, không chỉ đòi hỏi công việc “chạy” trên hiện trường, mà bạn cần sở hữu những kiến thức và kỹ năng quan trọng:

• Kỹ năng quản lý thời gian

Nghe có vẻ đơn giản nhưng lại cực kỳ quan trọng đối với một người làm event. Việc lên kế hoạch, lịch trình chi tiết sẽ giúp bạn có thể xử lý tình huống bất ngờ, đồng thời đảm bảo sự kiện diễn ra thành công một cách suôn sẻ.

• Tư duy sáng tạo

Để có kỹ năng sáng tạo trong event, bạn cần tìm hiểu về những xu hướng mới nhất trong ngành, đồng thời phải có khả năng tìm kiếm, kết hợp các ý tưởng và thực hiện chúng một cách sáng tạo. Ngoài ra, bạn cũng cần có tư duy linh hoạt, đam mê nghệ thuật, kinh nghiệm và sự tự tin để thực hiện các ý tưởng độc đáo và khác biệt so với những sự kiện khác

• Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch

Kịch bản là bản thiết kế cho sự kiện, giúp cho các nhà tổ chức sự kiện có thể tưởng tượng được sự kiện diễn ra như thế nào và lên kế hoạch chi tiết từ đó. Nếu kịch bản được viết tốt, các nhà tổ chức sự kiện có thể dự đoán được các tình huống xảy ra trong sự kiện và chuẩn bị cho chúng trước đó. Để có thể viết kịch bản và lên kế hoạch tốt, bạn cần phải có kiến thức về các hoạt động trong sự kiện, từ phát triển ý tưởng đến chi tiết hóa kế hoạch và thực thi.

• Kỹ năng đàm phán, giao tiếp tốt

Để thiết lập mối quan hệ tốt và làm việc hiệu quả với các bên liên quan, nhân viên làm tổ chức sự kiện cần phải có nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán.Bạn phải vừa linh hoạt trong cách thức làm việc, vừa cứng rắn để đảm bảo đúng tiến độ công việc,mềm mỏng để tôn trọng và đáp ứng các yêu cầu từ các bên liên quan một cách hợp lý.

• Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro

Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro là việc đưa ra các dự đoán về các tình huống có thể xảy ra, đánh giá mức độ ảnh hưởng, từ đó thiết lập các kế hoạch phòng ngừa để giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng. Khi xảy ra sự cố, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có khả năng phản ứng linh hoạt, đưa ra các quyết định nhanh chóng và có khả năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.

Ví dụ: Một event agency đang chuẩn bị tổ chức một sự kiện ngoài trời cho một công ty lớn. Trước khi bắt đầu công việc, nhóm tổ chức sự kiện đã phân tích các rủi ro tiềm năng có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm:

• Dự đoán và chuẩn bị kế hoạch phòng chống thời tiết xấu.
• Lập kế hoạch dự phòng cho các vấn đề kỹ thuật hoặc thiết bị gặp sự cố.
• Xây dựng kế hoạch phòng cháy chữa cháy và cứu hộ.
• Lên kế hoạch phát hiện và ngăn chặn các vấn đề liên quan đến an ninh và an toàn.

• Quản lý ngân sách tốt

Những người làm trong ngành này cần có khả năng lập kế hoạch ngân sách, tối ưu chi phí, theo dõi các khoản chi tiêu và báo cáo chi tiết về tài chính. Việc quản lý ngân sách tốt có thể giúp cho các sự kiện được tổ chức một cách hiệu quả, đảm bảo tính khả thi về tài chính và tránh được những rủi ro về chi phí không đáng có.

Tổ chức sự kiện và hoạt động kích hoạt thương hiệu là một trong những lĩnh vực đầy tiềm năng về cơ hội nghề nghiệp.

Nếu bạn đang quan tâm và muốn trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực này, khóa học EVENT & ACTIVATION MANAGEMENT tại AIM Academy sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn.

Khóa học cung cấp cho học viên các kiến thức và kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện và hoạt động kích hoạt thương hiệu một cách toàn diện, từ lập kế hoạch tổng thể đến thực hiện chi tiết, từ phần mềm đến phần cứng, và từ bản yêu cầu công việc (Brief) đến sự kiện hoàn chỉnh.

Điền form đăng ký ngay để AIM tư vấn chi tiết hơn cho bạn!