Lộ Trình Tự Học Tổ Chức Sự Kiện

Trong bài viết này, AIM cung cấp cho bạn lộ trình để tổ chức sự kiện thành công cần những yếu tố về xây dựng, quản lý và kỹ năng như thế nào. 

Theo thống kê, thị phần cho tổ chức sự kiện, hội nghị tại TP.HCM đã đạt tới hơn 1.900 tỷ đồng, dàn trải khắp phân khúc và tiếp tục tăng cho nên việc bạn nghiêm túc theo nghề này là rất triển vọng cho việc gia tăng thu nhập và có thể bắt tay vào thực chiến được ngay.

Okay, let’s get started!

I. Lộ trình tự học tổ chức sự kiện

1. Xây dựng bản kế hoạch sự kiện chuẩn chỉnh

Trang bị những kiến thức tối ưu kế hoạch sự kiện như sau:

• Các yếu tố chủ đạo để tổ chức sự kiện gồm có: ý tưởng, nhân sự, talent, địa điểm…
• Đối tượng mục tiêu, tâm lý khách hàng 
• Tìm hiểu về thương hiệu, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh
• Nghiên cứu thị trường và tầm quan trọng của địa điểm trong việc hoạch định kế hoạch sự kiện 
• Những lưu ý về lường trước và quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện 
• Tầm quan trọng của nhân sự, kỹ thuật và hậu cần.
• Nắm được cấu trúc cơ bản của một Event proposal

Thực tế, khó để có một bản mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện cố định, bởi lẽ các doanh nghiệp có chiến lược, mục tiêu khác nhau, các sự kiện cũng khác nhau và chịu thêm ảnh hưởng từ các nguồn lực sẵn có. Tuy nhiên, một proposal hoàn thiện và được tối ưu phải đáp ứng được những yếu tố sau:

• Hiểu rõ quy trình viết bản kế hoạch sự kiện 

Viết proposal là bước vô cùng quan trọng để thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn (hay còn gọi là bán ý tưởng). Để có bản kế hoạch hoàn chỉnh, phải trải qua nhiều giai đoạn và tốn nhiều thời gian.

• Tìm hiểu các bước phát triển ý tưởng sự kiện

Sau khi đã nắm được phần “khung” chắc chắn, đã đến lúc bạn sẽ triển khai cụ thể các công việc. Đầu tiên là lên ý tưởng phác họa hình ảnh “ngôi nhà” trông như thế nào.

• Phát triển chiến lược và ý tưởng chủ đạo cho sự kiện 
• Nắm bắt cách truyền tải thông điệp và tinh thần của thương hiệu vào ý tưởng sự kiện 
• Tìm hiểu kỹ thuật và những yêu cầu của brainstorm 
• Thực hành phát triển ý tưởng sự kiện 

2. Học quản lý các hoạt động kích hoạt thương hiệu

Kích hoạt thương hiệu hiểu đơn giản là làm cho thương hiệu của bạn được mọi người biết đến thông qua tổ chức sự kiện, giúp doanh nghiệp phỏng đoán độ tiếp cận sản phẩm vừa làm tăng độ trung thành của khách hàng đối với nhãn hàng.

Hình thức này ngày càng được các nhãn hàng xem trọng và triển khai từ những thương hiệu trẻ đến thương hiệu lâu năm, họ đều muốn duy trì khả năng gợi nhớ đến thương hiệu trong đầu khách hàng.

Thấu hiểu về hoạt động kích hoạt thương hiệu

• Đầu tiên là nắm bắt định nghĩa và vai trò của kích hoạt thương hiệu đối với việc xây dựng thương hiệu 
• Kế tiếp là nhận diện các loại hình kích hoạt thương hiệu được dùng phổ biến như Sampling campaign, Roadshow, Promotion campaign, Instore.
• Kèm theo là hiểu biết về các kênh kích hoạt thương hiệu phổ biến: Với hoạt động của Activation – hiểu đặc tính channel/consumers insight là yêu cầu hàng đầu cho việc đề xuất cũng như thực hiện hoạt động kích hoạt thương hiệu. Để nắm rõ được phần này bạn cần liệt kê danh sách các kênh, vai trò các kênh và lý do chọn lựa các kênh đó. 
• Bên cạnh đó là thấu hiểu hành vi mua hàng tại các kênh phổ biến và mối liên quan đến sản phẩm để chạy sự kiện thu hút đúng tệp khách hàng nhắm đến.

Cách thực hiện hoạt động kích hoạt thương hiệu

• Xây dựng cấu trúc của bản đề xuất bằng cách phác thảo sơ đồ hành trình trải nghiệm của khách hàng trong hoạt động kích hoạt thương hiệu, nắm bắt cách tích hợp các ý tưởng, hoạt động vào hành trình trải nghiệm của khách hàng.
• Dưới đây là quy trình của một bản đề xuất mà bạn cần phải đáp ứng, bắt đầu từ việc nhận brief từ khách hàng – lên ý tưởng – triển khai chiến lược thực thi – lên kế hoạch tổng thể – quản lý quy trình sự kiện

Tiếp theo đó là:

• Xây dựng sơ đồ quản lý tiến độ và danh sách các hạng mục công việc
• Xác lập các tiêu chí đánh giá: Mục tiêu, thuật ngữ, biểu mẫu 
• Chuẩn bị phương án quản trị rủi ro: Cho dù là làm gì cũng không thể tránh khỏi những rủi ro không đáng có. Đặc biệt là đối với ngành Event này, thì kỹ năng xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp là điều vô cùng quan trọng. 
• Nắm một số thuật ngữ thường dùng trong công việc. 

3. Quản lý chi phí

Một bản kế hoạch sẽ không hoàn chỉnh nếu thiếu phần chi phí. Những điều bạn cần làm là vừa quản lý ngân sách đã đặt ra vừa đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Cơ cấu chi phí cho sự kiện và hoạt động kích hoạt thương hiệu

Thông hiểu về cơ cấu chi phí: trên thực tế, để tạo ra một sự kiện cho doanh nghiệp cần rất nhiều chi phí cần phải trả. Bạn phải nắm được kết cấu của một bảng báo giá (quotation) có cụ thể những con số để gửi đến khách hàng duyệt, bao gồm: 

• Chi phí chung (General Fee): Chi phí sáng tạo, chi phí Trưởng dự án, chi phí Trưởng bộ phận giám sát
• Chi phí địa điểm (Venue Fee)
• Chi phí công tác (Travel fee)
• Phân biệt sự khác nhau giữa chi phí cho sự kiện và chi phí cho hoạt động kích hoạt thương hiệu
• Hiểu các thuật ngữ về chi phí 
• Nắm bắt kỹ thuật xây dựng bản báo giá, những yếu tố ảnh hưởng đến báo giá và dự trù kinh phí

4. Quản lý diễn biến sự kiện

Quản lý diễn biến sự kiện là phần cốt lõi trong tổ chức sự kiện. Ở giai đoạn này bạn phải thành thạo trong việc lên kịch bản chi tiết cho sự kiện, từ điều phối các yếu tố trên sân khấu ( âm thanh, ánh sáng…) tới những hoạt động diễn ra phía sau sân khấu (Nhóm biểu diễn, phục trang…).

Quy trình diễn biến sự kiện bao gồm:

• Phân biệt các loại sự kiện: Với nhu cầu và mục tiêu khác nhau, các sự kiện được diễn ra dưới nhiều hình thức đa dạng, các loại hình khác nhau sẽ phù hợp với quy mô sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự một cách hiệu quả.
• Hoạch định lịch trình sự kiện (Agenda) cho từng loại sự kiện 
• Nắm vững phương thức quản lý các hoạt động sau sân khấu (Diễn viên, phòng hoá trang, trang phục, chăm sóc VIP…) để đảm bảo phối hợp ăn ý với các hoạt động trên sân khấu

Trong quản lý sân khấu, bạn phải:

• Nắm vững phương thức quản lý các yếu tố ảnh hưởng đến chương trình diễn ra trên sân khấu (âm thanh, ánh sáng, nhạc nền, không gian…)
• Trải nghiệm những thử nghiệm, mô phỏng âm thanh ánh sáng

5. Quản lý thiết kế và sản xuất

Công việc thiết kế và sản xuất trong sự kiện tưởng dễ mà khó, đặc biệt là phải đảm bảo thông điệp và tinh thần của thương hiệu được truyền tải nhất quán. Nhiệm vụ này đòi hỏi ở người làm sự tỉ mỉ và cẩn trọng đến từng chi tiết. Chính vì vậy, bạn cần đi sâu vào các bước cụ thể của việc quản lý thiết kế, sản xuất, set-up sự kiện, nhằm giảm thiểu tối đa sai sót để sự kiện được diễn ra hoàn hảo.

Trước khi chính thức nhận được dự án:

• Nắm bắt cách quản lý đội ngũ thiết kế trong việc tuân thủ ý tưởng sự kiện dựa trên bản định hướng công việc (Brief) và những mẫu tham khảo 
• Hiểu quy trình truyền đạt (Briefing) đến đội ngũ thiết kế 
• Nắm vững nguyên tắc phối hợp làm việc cùng đội ngũ thiết kế và sản xuất 

Sau khi chính thức nhận được dự án:

• Theo dõi và quản lý chất lượng sản xuất dựa theo mẫu thiết kế và tuân thủ theo các quy định và đảm bảo tiến độ (Chất liệu, bản vẽ kỹ thuật, duyệt bản thử màu…) 
• Hiểu quy trình làm việc với bên sản xuất và các đơn vị thứ 3 (3rd party) 
• Đảm bảo việc lắp đặt và dàn dựng, tập dượt tuân theo kịch bản từ sân khấu đến hậu đài 
• Hiểu quy trình điều phối toàn bộ đội ngũ tổ chức sự kiện

Bản thân AIM Academy, chúng tớ cũng là đơn vị tổ chức sự kiện Vietnam Young Lions – là đại diện chính thức của Cannes Lions và Spikes Asia tại Việt Nam. Nên những chia sẻ của AIM chắc sẽ có những điều hữu ích với bạn.

Đọc thêm bài viết: Làm tổ chức sự kiện nên học ngành gì? Và 10 vạn câu hỏi vì sao

II. Những tố chất cần có khi làm Event & Activation Management

Nhìn qua những yếu tố cần có của một chuyên viên sự kiện để biết bạn có đáp ứng và phù hợp với ngành hay không ha. 

1. Khả năng quản lý thời gian

“Thời gian linh động” là một trong những điều bạn phải chấp nhận nếu đã dấn thân vào nghề này. Khi một sự kiện được tổ chức sẽ có rất nhiều công việc cần được triển khai, đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải chạy đua với rất nhiều deadline. Nếu không biết quản lý thời gian khi diễn gia sự kiện bạn cũng có thể làm hỏng sự kiện vì không thể sắp xếp các phần của chương trình được diễn ra đúng như kịch bản, điều này cực kỳ nguy hiểm.

2. Làm tổ chức sự kiện cần có một sức khỏe tốt

Thức khuya dậy sớm, đi lại hoạt động liên tục, nhiều khi phải làm việc trong môi trường khắc nghiệt như nắng cháy mưa dầm, nhịn đói, căng thẳng thường xuyên khi công việc dồn dập…không những vậy những ngày được cho là “cao điểm” bạn phải chạy thử trước chương trình để mọi thứ thật chỉnh chu trước khi ra mắt công chúng. Những điều đó đòi hỏi bạn phải có một sức khỏe thật tốt khi vào ngành. 

Nghe có vẻ là áp lực, nhưng hãy hiểu rằng mỗi ngành đều có nhiều cái khó riêng ai cũng phải đều đối mặt. Và không chỉ mỗi bạn làm những công việc đó, mà đằng sau một sự kiện còn rất nhiều người, ekip cùng tham gia vào. Ngoài ra, còn tùy thuộc vào mảng/ vai trò mà bạn đảm nhận trong ngành là gì.

3. Tư duy sáng tạo

Trong tổ chức sự kiện, tính sáng tạo luôn được đặt lên hàng đầu bởi nếu không có tính sáng tạo bạn sẽ tổ chức một loạt sự kiện giống nhau, không có điểm nhấn và rồi sẽ chẳng ai muốn tham gia sự kiện như vậy.

Điều bạn cần làm là: Hãy học hỏi thật nhiều từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác hay những chuyến du lịch. Góp nhặt những ý tưởng, từ đó “xào nấu” lại thành ý riêng cho bản thân. Tham dự các khoá học, các buổi diễn giả sẽ giúp bạn có tư duy sáng tạo, cũng như nắm chắc những kiến thức nền để áp dụng vào công việc thực tế. 

4. Kỹ năng viết kịch bản

Là một người làm sự kiện, có lẽ chắc chắn bạn phải học được cách viết kịch bản sự kiện bởi đây được coi là “key” để khiến sự kiện có thể diễn ra trôi chảy. Để có thể viết được một kịch bản tổ chức sự kiện tốt thì người viết cần có sự sáng tạo, đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện chạy thế nào từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất.

5. Kỹ năng viết Proposal

Song song với kỹ năng viết kịch bản thì kỹ năng viết Proposal cũng vô cùng quan trọng.

Một Proposal hay và thu hút, ngoài ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn còn phụ thuộc vào độ thực tế và tính thuyết phục của dự án chúng ta muốn thực hiện. Điều đó thể hiện qua cách mà chúng ta trình bày vấn đề, đưa ra dẫn chứng cụ thể cũng như tính khả thi của dự án.

6. Kỹ năng dự đoán và quản trị rủi ro

Đã gọi là Sự kiện thì không thể tránh được những sai sót dù lớn hay nhỏ khi thực hiện chương trình. Chẳng hạn như mưa bão, khách mời quá ít, quá đông, mất điện, hư hỏng trang thiết bị, tình huống ẩu đả,… bạn phải có một phản xạ nhanh và nhạy cảm với các rủi ro để kịp thời xử lý.

Những điều bạn cần làm: Cần có một phương pháp logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh, xác định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát và đặc biệt cần có phương án B để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hoá cơ hội và phòng ngừa cho chúng là một trong những điều hết sức quan trọng.

III. Hành trình “tu thành chính quả” của người làm Event cần trải qua những gì?

1. Hãy trải nghiệm nhiều

Vì đây là ngành có nhiều loại hình sự kiện khác nhau và đòi hỏi tính thực tiễn rất nhiều, do vậy hãy cố gắng tham dự nhiều sự kiện nhất có thể. Hội chợ, triển lãm, các buổi ra mắt sản phẩm, chương trình ca nhạc, cuộc thi… Mỗi sự kiện đều cho bạn những kiến thức và các trải nghiệm khác nhau ở góc nhìn của một người khán giả.

2. Tham gia các CLB, hội đoàn, đội nhóm

Nơi này sẽ luôn rộng mở cho các bạn có một trải nghiệm thực tế và được làm việc trực tiếp qua các sự kiện/chiến dịch, từ khâu lên ý tưởng, tìm tài trợ, truyền thông, thực hiện sự kiện…. Thường các CLB, đội nhóm sẽ chia thành nhiều ban như ban nội dung, truyền thông, hậu cần,… nên hãy chọn một nơi để bạn tập trung và phát triển thế mạnh của bản thân nhé.

3. Làm CTV, thực tập tại các công ty

Sau khi đã có một số kinh nghiệm, kỹ năng từ các CLB, thì giờ đây bạn hoàn toàn có thể xin vào các công ty với vị trị là thực tập hay CTV. Với môi trường năng động sáng tạo, đặc biệt ở các agency – nơi xứng đáng để bạn thử sức và được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.

Từ các công việc nhỏ đến lớn như hỗ trợ lên ý tưởng, nội dung chương trình của từng Event, lập đề xuất triển khai tìm kiếm,..bạn sẽ được mở mang tầm mắt mà chưa chắc trên trường lớp đã được học. Đặc biệt hơn, nếu được làm trong các sự kiện lớn, bạn sẽ gặp những người nổi tiếng trong giới nghệ sĩ. Quả là một trải nghiệm thú vị đúng không? 

4. Học các khóa ngắn hạn đào tạo chuyên ngành

Hầu hết các trường đại học đều ít dạy chuyên sâu đối với ngành này, vì vậy tham gia 1 khóa học ngắn hạn là rất cần thiết. Đây sẽ điểm cộng trong hồ sơ xin việc của bạn cũng như giấy chứng nhận chuyên ngành Event. Đặc biệt, bạn còn được trang bị cho mình kiến thức đủ chắc để làm việc trong một môi trường tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Tại AIM có Khóa học Event & Activation Management dành cho bạn đây

Khóa học tổ chức sự kiện duy nhất đào tạo bài bản cả về 2 mảng tổ chức sự kiện và hoạt động kích hoạt thương hiệu

Qua 9 buổi học, bạn sẽ được:

• Thực hành trong suốt khóa học giúp thu hẹp khoảng cách giữa lớp học và thế giới thực tế
• Hệ thống hoá sự đa dạng của thế giới tổ chức sự kiện và hoạt động kích hoạt thương hiệu qua 9 buổi học đi từ hoạch định kế hoạch đến thực thi, từ phần mềm đến phần cứng, từ bản yêu cầu công việc (Brief) đến sự kiện hoàn chỉnh
• Nắm vững các nguyên tắc cốt lõi để có thể ứng biến trước những phát sinh vốn thường xuyên xảy ra hoặc không thể lường trước trong tổ chức sự kiện và hoạt động kích hoạt thương hiệu
• Cung cấp các biểu mẫu để học viên có thể sử dụng trong công việc thực tế
• Dẫn dắt bởi đội ngũ giảng viên là những chuyên gia tổ chức sự kiện và hoạt động kích hoạt thương hiệu dày dặn kinh nghiệm

Bài tốt nghiệp giúp học viên vận dụng toàn bộ kiến thức đã học để phát triển bản kế hoạch tổ chức sự kiện và hoạt động kích hoạt thương hiệu

Nhanh tay để lại thông tin và đăng ký khoá học EVENT & ACTIVATION MANAGEMENT ngay nhé!