Các hình thức phát hành một thông cáo báo chí

I. Ý nghĩa của việc phát hành thông cáo báo chí 

Chính thức đưa ra những thông tin/ quan điểm/ ý kiến của doanh nghiệp về một sự kiện, sự việc, về một vấn đề cụ thể cùng các thông tin liên quan có thể kiểm chứng được.

Trong trường hợp khi dư luận có những thông tin không xác đáng đối với doanh nghiệp thì phát hành Thông cáo là cách để phản hồi, bác bỏ những điều sai lệch, cung cấp những thông tin đúng, đưa ra những thông tin đa chiều về một vấn đề.

Cơ hội để doanh nghiệp xây dựng hình ảnh, uy tín; đưa thương hiệu đến gần hơn với công chúng và người tiêu dùng.

II. Tổ chức họp báo 

1.Tổng quan về họp báo

Họp báo là hoạt động thực hiện công khai của một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, có sự tham dự của phóng viên, báo đài. Thông qua họp báo, đơn vị tổ chức sẽ cung cấp các thông tin, gởi thông điệp, tuyên bố những nội dung có liên quan đến quyền hạn, lợi ích của tổ chức, cá nhân đối với một sự việc cụ thể nào đó.

Đây được xem là một quyền của tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có quy định rõ tại Luật Báo chí năm 2016.

2. Thủ tục tổ chức họp báo

Thông thường, khi muốn tổ chức họp báo, cá nhân/ doanh nghiệp chỉ cần gửi “Thông báo họp báo” đến Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) trực thuộc khu vực muốn tổ chức họp báo. Bộ phận tiếp nhận sẽ cấp biên nhận ghi rõ giải quyết trong 24h.

Theo quy định, Sở TT&TT có trách nhiệm phản hồi cá nhân, tổ chức nộp đơn trong vòng 24h, nếu sau thời gian đó không nhận được bất kì công văn phản hồi nào thì chủ động tổ chức theo kế hoạch đề ra.

Tổ chức họp có thể xem là một hình thức phát hành thông cáo báo chí bài bản và chuyên nghiệp nhất.

Một số lưu ý khi tiến hành tổ chức họp báo:

• Nội dung họp báo phải đúng với văn bản phản hồi của Sở TT&TT; trong trường hợp không có văn bản phản hồi thì phải đúng với thông báo do cá nhân, tổ chức nộp trước đó.
• Gửi thư mời cho phóng viên ghi rõ: thời gian, địa điểm, lý do và thành phần tham dự.
• Lựa chọn địa điểm nên chọn ở những khu vực trung tâm tiện di chuyển, vì đa phần các toà soạn báo đều đặt ở khu trung tâm thành phố.

Địa điểm tổ chức họp báo:

• Nếu doanh nghiệp không có phòng Hội nghị đủ lớn và chuyên nghiệp thì nên thuê phòng Hội nghị của các khách sạn từ 3* trở lên; trang trọng, ấm cúng.
• Ánh sáng đầy đủ nhằm phục vụ cho mục đích chụp ảnh.
• Âm thanh, micro hoạt động tốt phục vụ cho việc tương tác, đặt câu hỏi của phóng viên.
• Chuẩn bị sẵn giấy, bút, Thông cáo Báo chí in sẵn đặt tại từng chỗ ngồi của phóng viên
• Phông sân khấu (backdrop) cần được chuẩn bị chỉn chu, thiết kế đẹp mang logo, thương hiệu của Doanh nghiệp; vị trí đặt sau lưng vị trí Chủ toạ (Ban Giám đốc doanh nghiệp): giúp lên hình chuyên nghiệp.
• Vị trí ngồi của phóng viên đối diện Chủ toạ, có bàn ghế ngay ngắn, hỗ trợ cho việc tác nghiệp, chụp hình, phỏng vấn.
• Phóng viên là những người rất bận rộn, thường di chuyển giữa nhiều nơi trong ngày để thu thập, xử lý tin bài. Vậy nên cần đảm bảo bắt đầu sự kiện đúng giờ và tổ chức nhanh, gọn, nên gói gọn trong 1h. Nếu là buổi chiều thì nên kết thúc trước 16h kịp cho Phóng viên xử lý nội dung để bài lên được vào ngày hôm sau.
• Luôn có khoảng 15 phút cho phần Q&A để Phóng viên đặt câu hỏi cho Chủ toạ.

Thông báo họp báo:

Ví dụ về việc chuẩn bị giấy phép họp báo cho sự kiện: 

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 9 năm 2021 – Trung tâm đào tạo thực tế các môn học về ngành Marketing & Communication AIM Academy (AIM Academy) khánh thành chi nhánh 2 tại địa chỉ số 128 đường Ngô Thời Nhiệm, quận 3, Tp.HCM.

III. Phát hành thông cáo báo chí qua email 

Theo chuẩn thông thường, tổ chức, cá nhân sẽ cung cấp Thông cáo Báo chí cho phóng viên ngay tại buổi họp báo. Tuy nhiên, có một số lý do sau giúp cho việc gửi qua mail ngày càng phổ biến:

Không phải sự kiện nào cũng được tổ chức họp báo; doanh nghiệp cũng có thể gặp gỡ phóng viên trực tiếp.

Hầu như tất cả các đầu báo ở nước ta đều có phiên bản online, hỗ trợ lên tin bài 2 tiếng/1 lần; chính vì thế tốc độ xử lý tin bài được đẩy lên nhanh gấp nhiều lần, nếu không muốn nói là tức thời. Chính vì thế mà khi gửi Thông cáo Báo chí bằng email sẽ thuận tiện cho phóng viên xử lý tin bài nhanh chóng hơn.

Và đặc biệt là chi phí “0 đồng”, doanh nghiệp không phải tốn chi phí tổ chức một sự kiện họp báo.

• Một số lưu ý khi gửi qua mail cho phóng viên:
• Tiêu đề email cần rõ ràng, không vượt quá 11 từ, đề cập trực tiếp đến nội dung. 

Ví dụ: <tên doanh=”” p=””> -TCBC- <tên n=””></tên></tên>

• Nội dung Thông cáo Báo chí nên được trình bày bằng file word hoặc PDF; cấu trúc đẹp mắt, chuẩn mực. Không copy – paste nội dung trực tiếp lên thân email.
• Tham khảo hướng dẫn soạn thảo một Thông cáo Báo chí tại đây: Tất Tần Tật Về Một Bản Thông Cáo Báo Chí Chuẩn Chỉnh – Phần 1

Các tệp tin cần đính kèm bao gồm:

• Thông cáo Báo chí, lưu dạng PDF, bản tiếng Anh, tiếng Việt; đặt tên tương ứng.
• Lưu file word bản tiếng Anh, tiếng Việt; có cùng nội dung với Thông cáo Báo chí nhưng không có logo, thương hiệu công ty, đính kèm email để phóng viên tiện thao tác, xử lý
• Kèm 1, 2 hình từ sự kiện hoặc minh hoạ cho sự việc được nói đến.
• Đặt chú thích cho hình ảnh đính kèm
• Trước khi gửi: gọi điện chào hỏi, nói sơ về sự kiện và mong muốn gởi Thông cáo Báo chí đến phóng viên, nhờ hỗ trợ đi tin.
• Sau khi gửi: nhắn tin hoặc gọi điện thông báo.

IV. Đăng trên website tổ chức, doanh nghiệp 

Ngày nay, việc mỗi doanh nghiệp sở hữu một website “chính chủ” gần như là hiển nhiên bởi sự phổ biến và dễ dàng tiếp cận của internet. Website cũng là một kênh thông tin truyền thông bền vững đáng đầu tư, để doanh nghiệp chủ động cập nhật thông tin đến khách hàng, đối tác, những ứng viên tiềm năng… của mình.

Xét trên khía cạnh thông tin liên lạc, website cũng được xem như một tờ báo của doanh nghiệp, chính vì thế khi có bất cứ Thông cáo Báo chí nào được xuất bản, doanh nghiệp đăng lên web công ty là hoàn toàn hợp lý. Việc đăng tải lên web có nhiều ưu điểm, rõ nét nhất chính là dễ truy cập, ai cũng có thể vào xem, bất cứ khi nào, bất cứ ở đâu không bị giới hạn.

V. Tổng hợp nhiều hình thức 

Trong bối cảnh người dùng luôn bị bủa vây bởi thông tin thì việc kết hợp nhiều hình thức phát hành Thông cáo Báo chí để tối ưu hóa lượt tiếp cận số đông đại chúng là điều dễ hiểu và được đánh giá là tối ưu.

Doanh nghiệp phát hành Thông cáo Báo chí bằng cách tổng hợp nhiều hình thức giúp tận dụng mọi cơ hội, mọi kênh thông tin để gần hơn với công chúng.

Điều này sẽ được minh hoạ rõ nét qua ví dụ sau:

Trung tâm đào tạo thực tế các môn học về ngành Marketing & Communication AIM Academy (AIM Academy) phối hợp cùng Học viện chuyên đào tạo về Truyền thông đa phương tiện bang Arizona, Mỹ, sẽ ra mắt một hệ thống e-learning hỗ trợ học tập tối ưu, tiên tiến bậc nhất hiện nay. Chứng chỉ cấp sau khoá học trên hệ thống có giá trị sử dụng toàn cầu.

AIM Academy có thể phát hành Thông cáo Báo bằng một số cách sau:

• Họp báo kết hợp Lễ Ký thỏa thuận hợp tác, sự kiện tổ chức tại thành phố Hồ Chí Minh
• Gửi Thông cáo Báo chí cho các báo đài có trụ sở tại Hà Nội, Đà Nẵng… giúp thông tin đến được các vùng địa lý nước ta, vì học trên hệ thống e-learning nên học viên ở đâu cũng có thể học được.
• Đăng tải lên website AIM Academy và Học viện đối tác.

Ngày nay, PR đã “lên ngôi” và khẳng định vị thế của mình trên sân chơi marketing và communication. Hiểu rõ về cách thức vận hành, lên chiến lược và chiến thuật để chiếm trọn trái tim công chúng với khoá học MODERN PR

Điền form đăng ký ngay để AIM tư vấn chi tiết hơn cho bạn!

———————————–

Tác giả bài viết:

My Dương – Marketer, Trainer & Writer