Cần Chuẩn Bị Gì Trước Một Buổi Pitching?

Ở một số thời điểm trong năm, không khí ở các agency lại đột nhiên hối hả, tấp nập hơn thường ngày. Nguyên nhân là vì ngày hôm trước, chị Account lại nở nụ cười tươi rói bước vào phòng: “Có đề này ngon lắm, tuần sau mình pitching.” Vậy cần chuẩn bị gì cho một buổi pitching đây?

Nhiều người nói pitching là một hành trình ngọt ngào, nhưng thành thật mà nói nó chỉ ngọt ngào nếu bạn thắng. Trước những buổi pitching mang tính quyết định, agency cần “lận lưng” những gì để “thả thính” client thành công?

1. Biết “người ấy” là ai

Bạn cần nắm được ai sẽ là người đại diện bên client đến tham dự buổi pitching. Hãy cố “do thám” những thông tin về người ấy như:

  • Chức vụ, quyền hạn?
  • Quan điểm?
  • Bạn có thể lấy được bảng tiêu chí đánh giá (Criteria) trước không?
  • Ai là người ra “lời phán xét cuối cùng” cho ngày hôm đó?

Biết người biết ta rồi thì mình chuẩn bị “thính” cho phù hợp thì mới trăm trận trăm thắng. Chứ không phải cứ show những miếng thính mình nghĩ là hay, là ngon, nhưng chưa biết người ta có thích không.

2. Chọn ngày lành tháng tốt

Thống nhất một ngày thuận tiện, đảm bảo các bên đều tham dự được là lẽ đương nhiên. Nhưng theo lời một số “thầy phong thủy” trong ngành thì ngày đẹp là khoảng thứ 3, thứ 4 hoặc thứ 5. Nếu được thì nên tránh thứ 2 và thứ 6.

Thứ 2 thì là “kẻ thù quốc dân”, nhà đã bao việc rồi, lại còn thêm một buổi pitching vào thì xem ra hơi quá sức với mọi người.

Thứ 6 thì ngược lại, cuối tuần mà, ai cũng đang trong tâm trạng “Mị wanna party”. Cũng đừng chọn những ngày làm việc lẻ loi giữa một kì nghỉ. Chẳng hạn như thứ 5 nghỉ lễ, thứ 7, Chủ Nhật tiếp tục nghỉ, thì bạn đừng bắt người ta đi pitch vào ngày thứ 6.

Đấy là các “thầy” khuyên thế, nhưng nếu đủ “máu” thì bạn cứ triển thôi, không cần kiêng gì cả.

3. Chọn nơi chốn

Buổi pitching sẽ diễn ra ở đâu? Nếu không phải là “sân nhà” – văn phòng của bạn thì bạn phải thăm dò trước địa điểm.

  • Bàn ghế có cần sắp xếp lại không, theo kiểu vòng tròn hay phong cách lớp học?
  • Đặt máy chiếu ở đâu?
  • Bạn đã có thông tin liên hệ của người cung cấp máy chiếu chưa?
4. Thời lượng bài thuyết trình

Hầu hết các bài trình bày thường kéo dài từ 10-30 phút tùy công ty, đây chỉ là con số tương đối chứ không chung cho tất cả mọi người.

Một nguyên tắc nhỏ là hãy dành ít nhất 20% tổng thời lượng dành cho hỏi đáp, thảo luận mở.

5. Rehearsal – Tổng duyệt

Rehearsal bao nhiêu buổi thì đủ? Bạn nên tiến hành khoảng 2 buổi trước khi chính thức “lên sàn”. Sau đó tùy theo đánh giá của team mà có nên tập thêm hay không.

Lưu ý những “phân đoạn” chuyển tiếp từ người thuyết trình này sang người thuyết trình khác sao cho suôn sẻ. Thay người đột ngột, vụng về là một trong những lỗi thường gặp nhất trong các buổi thuyết trình.

Thảo luận những câu hỏi bạn sẽ hỏi khách hàng, và dự đoán những câu họ sẽ hỏi bạn. Quyết định ai sẽ là người trả lời.

6. Chuẩn bị slides

Nếu bạn sử dụng Keynote hoặc PowerPoint, hãy lưu ý:

  • Nó có hoạt động được trên thiết bị mà bạn sẽ sử dụng không?
  • Phông chữ có bị lỗi không?
  • Chạy thử ở chế độ Presentation để đảm bảo animations và video hoạt động tốt.
  • Chuẩn bị một bản PDF, lưu một bản sao trên drive.
  • Chuẩn bị bản in bài thuyết trình trong trường hợp công nghệ hoàn toàn phản bội bạn – như máy chiếu không hoạt động chẳng hạn.
  • Chuẩn bị chuột, dây cáp, bộ chuyển đổi. Nên cử một người trong team phụ trách phần kỹ thuật này.
7. “Lên đồ”

Dù phong cách của bạn là gì, hãy đảm bảo bạn và khách hàng không bị lạc tông. Đừng để một bên trông như đa cấp, một bên như chuẩn bị đi picnic hưởng hè.

Để khỏi bỡ ngỡ, bối rối thì bạn có thể hỏi trước dress code của khách hàng cho biết đường “sửa soạn”. Mặc gì thì mặc, đừng… mặc kệ.

8. Ngay trước khi pitching

Đến sớm để set-up bài trình bày. Ngoài ra, hãy chào hỏi những người trong phòng, trao đổi danh thiếp, tham gia vào một số cuộc trò chuyện nhỏ. Việc này sẽ giúp phá tan không khí ngại ngùng và giúp bạn thoải mái hơn.

Việc tiếp theo bạn cứ thể hiện thật tốt theo tinh thần là chính mình thôi.

9. Chuẩn bị về tinh thần

Tỉnh táo và giữ giá: Bạn không cần làm mọi cách để có được khách hàng, nếu điều đó không có lợi cho bạn. Nhiều agency nhắm mắt thực hiện đủ mọi yêu sách của khách hàng một cách “miễn phí”, để rồi nhận lại trái đắng khi khách hàng cầm ý tưởng của mình đi cho bên khác làm. Nếu pitch không thắng thì nên thu hồi lại proposal, “không yêu thì trả dép tui dìa”.

Thẳng thắn: Hỏi và trao đổi ngay với khách hàng về những vấn đề trong brief bạn thấy chưa ổn. Yêu cầu nào chưa rõ ràng, ngân sách đã hợp lý chưa, thời gian có quá gấp không…

Can đảm chấp nhận sự thật: Một buổi pitching với 3, 4 agency thì đương nhiên sẽ có người được chọn, người không. Ngay cả những agency giỏi nhất cũng có dám khẳng định mình mang quân đi đánh là bất khả chiến bại đâu.

Tạm kết

Cuộc sống của Agency chắc hẳn sẽ kém đi phần kịch tính và thú vị nếu thiếu những buổi pitching. Pitching (đấu thầu) là cơ hội để các agency chinh phục đối tác “trong mộng”, cũng là để client tìm được agency tri kỉ, tâm đầu ý hợp. Bên cạnh nội dung, ý tưởng thì những gì bạn chuẩn bị cũng có thể ảnh hưởng đến thành công của buổi pitching. Chúc bạn thành công và “cưa” được client khó tính của mình.

Trong mỗi lần “đưa quân đi pitch” như vậy thì Account là người lãnh trọng trách hết sức quan trọng, là gương mặt của cả team. Kĩ năng pitching, quản trị khách hàng, quản trị dự án là những thứ bạn cần trau dồi nếu yêu thích công việc này. Hãy đến với khóa học Account Management để trở thành một Account toàn diện chứ không chỉ pitch giỏi