Lớn rồi, đi làm Account rồi, thậm chí còn là Account Manager rồi, ai còn ngồi hí hoáy tô vẽ mấy cái bản đồ tư duy như hồi đi học? Nhưng với người có quá nhiều đầu việc như Account thì cần lắm một công cụ giúp bạn quản lý công việc cũng như thời gian, không chỉ cho mình mà còn cho cả team. Và đó chính là 4 chiếc mind map “thần thánh” này.

I. Mind map là gì?

Mind map hay bản đồ tư duy thì ai cũng biết từ thuở còn là học sinh, không có gì xa lạ cả. Bạn biến những chữ nghĩa, số liệu dày đặc trong sách vở thành những hình cây cối, mặt trời, đám mây để “nuốt” cho dễ vào.

Chính xác thì mind map là một dạng sơ đồ, trong đó thông tin được thể hiện một cách trực quan. Thường thì một ý tưởng trung tâm sẽ được đặt ở giữa và các ý tưởng liên quan nằm xung quanh.

II. Vì sao mind map là “chân ái”?

Các nhà thần kinh học tại MIT đã phát hiện não bộ có thể xác định được một hình ảnh trong 0.013 giây, nghĩa là vừa bằng cái chớp mắt.

Các yếu tố hình ảnh trên bản đồ sẽ phục vụ sự sáng tạo của não phải, trong khi thông tin sẽ làm việc với não trái. Thế là não bộ được đẩy vào trạng thái “sung sức” nhất.

Rất nhiều người, không kể độ tuổi, ngành nghề, qua bao năm vẫn dành trọn tình yêu cho mind map vì:

• Làm mind map không mất nhiều thời gian
• Giúp bạn nhìn được bức tranh tổng thể và mối liên hệ giữa các ý tưởng
• Sử dụng từ khóa chứ không phải những đoạn văn dài dòng, giúp bạn tập trung hơn vào những vấn đề chính
• Dễ sử dụng để giao tiếp và chia sẻ

III. Có nên sử dụng công cụ tạo mind map online?

Vẽ bằng giấy và bút thì cũng hay, nhưng chỉ khi bạn sử dụng cho riêng mình. Còn khi trao đổi với đồng nghiệp hay khách hàng, đưa ra những hình vẽ nguệch ngoạc thì cũng hơi… kì, nhất là nếu bạn không có nhiều hoa tay cho lắm.

Thời đại 4.0 rồi, việc gì cũng có công nghệ hỗ trợ, tội gì mà không tận dụng chứ?

Các loại mind map trực tuyến không chỉ giúp bạn trình bày rõ ràng, đẹp đẽ hơn, mà còn dễ dàng trao đổi với nhau nhờ các tính năng:

• Presentation mode: Mind map có thể biến thành một bản trình chiếu đẹp mắt để trình bày. Thậm chí bạn có thể cho Powerpoint “về vườn” vì không cần dùng đến nữa.
• Xuất file: Nếu không muốn chia sẻ trực tuyến, bạn có thể xuất mind map ra dưới dạng PDF hoặc hình ảnh.
• Ghi chú: Nếu không muốn thêm trực tiếp vào bản đồ vì sợ “hỏng đội hình” đang đẹp, bạn có thể thêm những ghi chú nhỏ để mọi người tham khảo.

IV. Một Account cần những loại mind map nào?

Mind map có thể dùng được trong mọi việc. Nhưng những công việc nào của Account có thể được quản lý bằng mind map?

1. Mind map cho các buổi brainstorm

Mind map là cầu nối tuyệt vời để đưa ý tưởng vào thực tế. Bạn có thể sử dụng chúng trong những buổi brainstorm với đồng nghiệp hoặc với khách hàng.

Hãy chuẩn bị trước những câu hỏi bạn cần được giải đáp và để cho cuộc trao đổi diễn ra tự nhiên. Trong thời gian đó, hãy mở mind map lên màn hình, ghi ngay lại những ý tưởng khi chúng xuất hiện. Cả bạn và khách hàng sẽ cùng nhau chia chúng vào các nhóm phù hợp.

Sử dụng màu sắc đa dạng để làm nổi bật những chiến lược có tiềm năng nhất.

Mind map sẽ giúp buổi thảo luận của bạn có một cái gì đó đọng lại, chứ không phải mỗi người nói một câu rồi chẳng đi đến đâu.

Đọc thêm: Giải mã 10 KPI bí ẩn của Account Manager

2. Mind map cho Strategic Account Planning

Nếu bạn là một Account Manager, nhiệm vụ của bạn không chỉ là chăm sóc, tạo mối quan hệ với khách hàng mà còn là ra quyết định, đề xuất các chiến lược cho dự án của khách hàng. Lúc này bạn sẽ cần đến một mind map hỗ trợ. Chiến lược của bạn sẽ gồm các phần sau.

Phân tích:

• SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats – Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức)
• PESTEL (Political, Economic, Social, Technological, Environmental, Legal – Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Môi trường, Pháp lý)

Tầm nhìn và tuyên bố sứ mệnh: Khách hàng của bạn muốn trở thành gì, xây dựng hình ảnh như thế nào và agency của bạn có thể làm gì để giúp họ?

Xác định các vấn đề chiến lược: Khách hàng của bạn đang ở đâu trên thị trường, họ muốn đến đâu, họ sẽ thu hẹp khoảng cách như thế nào và đo lường ra sao?

Lên chương trình chiến lược: Mục tiêu, kế hoạch thực hiện và chiến thuật là gì?

Đo lường và đánh giá: Bạn sẽ đánh giá chiến lược bằng cách nào?

3. Mind map để chuẩn bị cho các buổi meeting

Đời Account gắn liền với những cuộc họp, và những buổi họp-để-chuẩn-bị-họp cũng không có gì xa lạ. Không ít team họp tới họp lui, những buổi bàn bạc dài lê thê nhưng không giải quyết được vấn đề, và đến sát ngày meeting thật thì mọi chuyện vẫn chưa đâu vào đâu.

Trước các buổi họp để chuẩn bị này, hãy soạn trước một chiếc mind map với những vấn đề mà team cần thảo luận:

• Agenda của buổi họp sẽ như thế nào?
• Những ai cần tham dự?
• Chuẩn bị meeting brief ra sao?
• Ai phụ trách công tác “hậu cần”?
• …

Trong buổi họp, bạn hãy chiếu mind map lên màn hình và cập nhật trực tiếp lên đó, cùng nhau hoàn thành mind map trong thời gian quy định. Việc này có tác dụng gì?

Nó tạo tương tác giữa mọi người.

Nó thu hút sự chú ý, thay vì ai nấy lo chúi mũi vào điện thoại.

Nó vui.

4. Mind map quản lý profile khách hàng

Account phải là người nghệ sĩ trong quản trị khách hàng. Giữa quá nhiều người bạn phải tiếp xúc hằng ngày, bạn rất cần một “thư ký” giúp bạn quản lý profile của từng cá nhân, đúng chứ?

Có những thông tin bạn sẽ được khách hàng cung cấp, như chức vụ, quyền hạn, trách nhiệm, mục tiêu cho doanh nghiệp.

Có những thông tin bạn sẽ biết được qua quan sát, dò hỏi, như tính cách, sở thích, phong cách làm việc.

Và tất nhiên cũng có những thông tin bạn biết được qua.. lời đồn.

Hãy sử dụng mind map để ghi lại tất cả những thông tin đó, tập trung “chăm sóc” những người có nhiều ảnh hưởng và quyền hạn ra quyết định.

V. Những phần mềm tạo mind map “khá đỉnh”

Bạn cần những phần mềm thật cool để tạo ra những chiếc bản đồ cool. Dưới đây là một số cái tên bạn có thể tham khảo.

• Mindmeister: Phần mềm tạo bản đồ tư duy đẹp mắt với những thao tác đơn giản. Mindmeister có phiên bản miễn phí giới hạn và phiên bản tính phí.
• Lucid charts: Là công cụ thích hợp nếu bạn thích bản đồ tư duy dạng flow chart. Phần mềm này có sẵn nhiều mẫu template đẹp mắt. Nó cũng có phiên bản miễn phí giới hạn và phiên bản tính phí.
• Draw.io: Bạn có thể làm được nhiều thứ với Draw.io, kể cả mind map. Vì không phải là một phần mềm làm mind map chuyên dụng nên giao diện của bạn này không được trực quan cho lắm, người mới làm quen sẽ thấy hơi rối. Nhưng một điểm cộng rất lớn của Draw.io là nó… hoàn toàn miễn phí.

Đừng tự biến mình thành một “a cow” làm thật nhiều nhưng hiệu quả chẳng bao nhiêu. Hãy là một Account chuyên nghiệp, biết quản lý công việc một cách thông minh.

Để nhận những tin tức mới nhất từ AIM, bạn hãy để lại thông tin tại mục Nhận bản tin ở cuối trang AIM Academy nhé!