Kỹ năng giải quyết vấn đề – problem solving skill? Nghe có vẻ đã được nhắc đi nhắc lại trong hầu như mọi ngành nghề, mọi buổi training hoặc trao đổi với nhau. Nhưng làm sao để giải quyết vấn đề xuất sắc? Có những “bí mật" nào được ẩn sau mà bạn chưa biết? Đó chính là câu hỏi mà AIM Academy sẽ trả lời cho bạn trong bài viết này.
KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ QUAN TRỌNG NHƯ THẾ NÀO?
Vấn đề được hiểu là những sự kiện ngoài mong đợi và ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Chính vì vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề phải nói là cực kỳ và cực kỳ quan trọng. Bởi vì không một kế hoạch nào “đầu xuôi đuôi lọt" từ đầu đến cuối cả. Và đặc biệt, kỹ năng giải quyết vấn đề thực thụ không chỉ nằm ở cách giải quyết và trả lời câu hỏi mà là làm sao để giải quyết và trả lời một cách chính xác và hài hòa nhất.
Là một marketer, đôi lúc bạn đau đầu khi gặp quá nhiều vấn đề với đối tác, phòng ban khác nhau “chín người mười ý" nhưng chẳng biết làm sao để “mười phân vẹn mười". Nếu bạn là “đầu tàu" mà vấn đề không được giải quyết thỏa đáng, dẫn đến cả quy trình bị "tắc" lại thì đó quả là điều đáng tiếc!
VẤN ĐỀ CÓ THỂ BẮT NGUỒN TỪ ĐÂU?
Đầu tiên, hãy đi từ gốc rễ từ quy trình làm việc để biết rằng, vấn đề của bạn có thể đến từ đâu. Giả sử bạn là account cả một agency, thì quy trình làm việc của bạn sẽ như sau:
1. Nhận brief của khách hàng
2. Viết creative brief: sau khi nhận được brief của khách hàng, bạn sẽ cùng với planner chuyển tải những chất liệu “thô" thành một creative brief có thể truyền “cảm hứng sáng tạo" cho phòng creative.
3. Phát triển ý tưởng từ brief: sau khi phòng creative ra được ý tưởng thì bộ ba account – planning – creative sẽ ngồi lại với nhau để đánh giá và phát triển ý tưởng.
4. Bán ý tưởng: giai đoạn này thường sẽ đi pitching với các nhãn hàng.
5. Tạo ra sản phẩm: sau ý tưởng được bán, thì team “nhà mình" sẽ làm việc với nhiều bộ phận khác như media, production house… để ra được sản phẩm.
6. Ra mắt sản phẩm hoàn chỉnh: nghe ra mắt sản phẩm giống như một sản phẩm của nhãn hàng đúng không? Nhưng thật ra, đó là ra mắt sản phẩm sáng tạo từ agency của bạn.
7. Đo lường, báo cáo
Nhưng thực tế không phải là như vậy, hãy cùng “ngắm” qua vì sao vấn đề xuất hiện “triền miên", dai dẳng trong một chiếc project “bé xinh" nhé!
Trong quy trình đó, những loại vấn đề bạn có thể gặp phải là?
- Thời gian: sửa đổi qua lại quá nhiều lần, không đủ thời gian để sửa đổi, feedback không phù hợp khiến quy trình bị “kéo" ra.
- Chi phí: không được chấp nhận mức chi phí, hụt hoặc vượt quá chi phí quy định
- Nhân lực: thiếu các “tay lành nghề" hoặc các thành viên trong team
- Không hiểu rõ ý nhau: dẫn đến mọi việc “chệch đường ray"
- Những sự kiện “bất khả kháng": đột nhiên xuất hiện một bên thứ 3, dịch bệnh, mưa bão…
- Lượng công việc: nhiều hơn so với thỏa thuận.
NHỮNG NGUYÊN TẮC KHI GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ MÀ BẠN CẦN NHỚ!
Khi vấn đề “mới nhú" lên…
1. Không nên để nó xảy ra thật sự
Là một người quản lý dự án, điều đầu tiên là bạn phải biết dự đoán tình hình và chuẩn bị phương án đối phó.
Bạn sẽ làm gì trong những trường hợp sau? Làm một bài tập nhỏ nha:
- Chi phí đột nhiên “sinh sôi" thêm
- Nhà sản xuất không thể giao sản phẩm đúng thời hạn
- Khách hàng đưa feedback trong PPM (Pre-Production Meeting – cuộc họp triển khai, công bố kế hoạch sản xuất) mà không có sự có mặt của giám đốc sáng tạo.
2. Không nên tự “cho là" hoặc "em tưởng"
Nếu không biết, bạn nên hỏi lại ngay. Nên tránh những câu nói sau:
- Em tưởng anh CD (Creative Director) biết hôm nay là buổi PPM, em có cc ảnh vô email rồi mà!
- Khách hàng feedback vậy, em nghĩ sửa nhanh nên hứa gửi lại liền, creative team làm liền 3 idea mới cho TVC để e gửi khách hàng nha.
- Em tưởng ý chị là…
3. Không nên sợ hãi, hãy đối mặt và xử lý nó
- Bạn không làm việc một mình.
- Đừng hứa hẹn hoàn thành với khách hàng khi không hiểu rõ những thứ mà các team khác cần phải làm.
- Trình bày vấn đề với những người “cao tay" trong “nhà" để nhận được sự hướng dẫn
- Hãy thành thật. Đừng cố gắng chối lỗi nếu nó thực sự là của bạn, vì khách hàng hoặc sếp không có cắn bạn đâu!
- Hãy nhớ rằng, mọi vấn để sẽ được giải quyết nếu “vào tay" một người “đúng đắn".
4. Nếu chúng ta chưa nói đồng ý được thì cũng đừng nên nói là không thể
Nếu bạn chưa chắc chắn sẽ giải quyết được việc này thì cũng đừng nói là “việc này không giải quyết được". Hãy “về nhà" và họp lại với team để tìm cách giải quyết. Một bài tập nhỏ nữa nha:
- Bạn đã bao nhiêu lần nói “no"?
- Điều gì xảy ra nếu bạn không nói “yes"?
- Nếu team của bạn không thể nói “yes"?
Trong quá trình giải quyết vấn đề:
Bạn nên:
- Tư duy khách quan
- Tư duy mở & chủ động (tìm giải pháp)
- Tư duy độc lập
- Nghi hoặc một cách xây dựng
Không nên:
- Nhanh chóng lao vào tìm câu trả lời
- Sợ mở rộng vấn đề ra
- Tập trung vào những vấn đề không quan trọng
- Chỉ suy luận/ phân tích trên bề mặt
- Không lường trước được hậu quả
Lưu ý: khi giải quyết vấn đề, hãy tìm nguyên nhân cốt lõi, chẳng hạn như, khách hàng không hài lòng với ý tưởng TVC. Sự thật là:
MÔ HÌNH GIÚP BẠN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ TỪ “GỐC TỚI NGỌN"
Khá đơn giản nếu biết cách, hãy tìm hiểu mô hình này nhé:
Và chi tiết hơn là? Hãy đọc “kim chỉ nam" này nhé:
Bạn có thể thấy rằng, kỹ năng giải quyết vấn đề không đơn giản như bạn nghĩ! Nhưng thật ra, nó cũng sẽ khá đơn giản nếu bạn biết cách! Hãy đến với khoá Account Management – nơi bạn sẽ trang bị cho mình thật tốt những kỹ năng, không chỉ giải quyết vấn đề mà còn là lên kế hoạch, đàm phán. Tham khảo ngay tại đây nhé!
