Phần 2 sẽ tập trung tìm hiểu về quy trình soạn thảo từ lúc bắt đầu những con chữ đầu tiên đến khi thành hình và có thể phát hành Thông cáo:

IV. QUY TRÌNH SOẠN THẢO MỘT THÔNG CÁO BÁO CHÍ

1.  XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ VÀ THÔNG ĐIỆP

Một trong những nguyên tắc mà người làm công việc viết nội dung luôn phải nhớ chính là “single minded”, tức là nên truyền tải một thông điệp duy nhất trong mỗi ấn bản nội dung ra lò. Thông cáo Báo chí cũng không nằm ngoài nguyên tắc đó.

Một bài Thông cáo Báo chí tốt cần có một nội dung chủ điểm hay nói cách khác là một chủ đề nhất định.

Tất cả những yếu tố 5W + 1H đều tập trung làm rõ chủ điểm đó, từ ai? cái gì? như thế nào? tại sao? đều tập trung hướng về chủ điểm, khi xác định được rõ thì người viết sẽ không rơi vào trường hợp viết mênh mông, vô định.

Quay trở lại phân tích trên ví dụ ở phần 1:

Hà Nội, ngày 30 tháng 9 năm 2021 – Trung tâm đào tạo thực tế các môn học về ngành Marketing & Communication AIM Academy khánh thành chi nhánh 2 tại địa chỉ số 80 đường Trần Nhân Tông, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội nhằm mang đến môi trường “Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp” cho các học viên sống tại Hà Nội và các tỉnh phía bắc.

Ban Giáo vụ trung tâm AIM Academy đã chiêu mộ đội ngũ giảng viên dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực Truyền thông Marketing cũng như cung cấp hệ thống khoá học đa dạng đã được nghiên cứu và thử nghiệm thời gian dài. Trung tâm hứa hẹn sẽ là điểm đến học tập chất lượng, xứng đáng là sự lựa chọn hàng đầu cho những ai tìm kiếm kiến thức hữu ích, mở ra những cơ hội công việc mới.

Trong trường hợp này, chúng ta thấy AIM Academy có thể “nói” khá nhiều điều với công chúng, ví dụ như:

• Chúng tôi sắp khai trương chi nhánh mới

• Chúng tôi mở rộng thị trường hoạt động

• Chúng tôi có đội ngũ giảng viên dày dặn kinh nghiệm, có hồ sơ năng lực ấn tượng

• Chúng tôi sẽ mang đến một môi trường học tập tuyệt vời

• Chúng tôi tiên phong trong lĩnh vực đào tạo thực tiễn chuyên nghiệp, cung cấp nhân sự chất lượng cho ngành Truyền thông, Marketing cả ở client side lẫn agency side.

Tuy nhiên, trong khuôn khổ của một Thông cáo Báo chí, AIM Academy không thể ôm đồm chia sẻ tất cả những điều trên, họ phải chọn điểm cốt yếu nhất làm chủ đề và thông điệp cho Thông cáo Báo chí này, tất cả yếu tố 5W + 1H sẽ xoay quanh làm rõ chủ điểm đó.

Trong đoạn ví dụ ta thấy AIM Academy đã quyết định tập trung nói về “Chúng tôi sắp khai trương chi nhánh mới” để soạn thảo và phát hành Thông cáo Báo chí.

2. DỰ ĐOÁN CÁC TÌNH HUỐNG VÀ HƯỚNG XỬ LÝ:

Đối với một Thông cáo Báo chí khi được phát hành, Doanh nghiệp luôn kì vọng sẽ thu hút được nhiều nhất có thể sự quan tâm và biết đến của công chúng. Điều này đồng nghĩa với việc sẽ nhận rất nhiều ý kiến, quan điểm đa chiều với cùng một nội dung mà Thông cáo Báo chí đề cập đến. “Chín người mười ý” thể hiện rất rõ trong trường hợp này.

Tất cả các luồng ý kiến có thể tích cực ủng hộ, trung hoà hay thậm chí tiêu cực, phản đối. Và người làm truyền thông khi hoàn thành bài viết đã phải tính đến những trường hợp này và có hướng xử lý hiệu quả nhất cho Doanh nghiệp.

Cách cơ bản nhất là người viết cần đảm bảo tính chính xác và có thật của sự kiện (xem mục 3.3 - cách viết thông cáo báo chí phần 1) , mọi thông tin trong Thông cáo Báo chí đều có thể chuẩn bị giấy tờ, tài liệu chứng minh đi kèm.

Việc dự đoán các tình huống và hướng giải quyết cũng góp phần giúp cho Doanh nghiệp thận trọng hơn trong những nội dung chủ động đưa vào Thông cáo, đồng thời giúp Doanh nghiệp lưu ý rà soát, kiểm chứng lại tất cả thông tin đã đưa ra.

Người soạn thảo Thông cáo Báo chí càng chi tiết ở những bước đầu bao nhiêu thì càng thong thả ở những bước sau bấy nhiêu

3. THỰC HIỆN SOẠN THÔNG CÁO BÁO CHÍ:

a) Tóm tắt nội dung sự việc:

Đầu tiên người viết cần xác định rõ các yếu tố 5W + 1H, đưa vào phần tóm tắt cô đọng dưới 300 từ. Nếu có yếu tố nào còn chưa rõ ràng thì cần tìm hiểu làm rõ trước khi chính thức bắt tay vào soạn thảo bản hoàn chỉnh.

Sau đó kiểm tra lại các tài liệu, thông tin liên quan đến các phần nội dung trong bản tóm tắt, đảm bảo các chi tiết nhỏ nhất có giấy tờ hỗ trợ chứng minh, có thể yêu cầu các bộ phận liên quan kiểm chứng.

b) Bổ sung những thông tin liên quan:

Sau khi có được những thông tin chính ở phần trên giống như xương sống của bài, người viết cần tiếp tục đắp thêm da thêm thịt để bài viết được tròn đầy, rõ nghĩa.

Trong ví dụ bên trên, có thể thêm các ý như:

• Sự kiện khai trương cơ sở mới của AIM Academy có sự tham gia của những thành phần nào?

• Nhằm chào mừng sự kiện này, AIM có chương trình ưu đãi giảm giá cho 100 học viên đầu tiên đăng kí…

c) Nêu thông điệp đánh giá của Doanh nghiệp:

Thông thường thông điệp này sẽ từ những người đứng đầu tổ chức, là đại diện phát ngôn của Doanh nghiệp đó chứ không phải thể hiện ý riêng của người trực tiếp viết Thông cáo Báo chí. Nội dung thông điệp cần rõ ràng, ngắn gọn và xúc tích, thể hiện rõ ý chí của người đứng đầu.

Phát triển tiếp ví dụ trên:

Bà Phạm Thị Diệu Anh – Giám đốc Điều hành AIM Academy chia sẻ: “Việc khai trương cơ sở 2 tại Hà Nội đánh dấu một bước tiến dài trong các cột mốc phát triển của trung tâm đào tạo AIM Academy. Chúng tôi hân hoan vì giờ đây đã có cơ hội tạo ra môi trường học tập thực tiễn cho các bạn trẻ khu vực miền Bắc nước ta. Từ đây, chúng tôi hy vọng có thể mở ra nhiều cơ hội cho những ai muốn tìm đến với Marketing một cách bài bản và có tính ứng dụng cao. Song song đó, chúng tôi cũng trở thành một địa chỉ đáng tin cậy góp phần đào tạo nhân lực chất lượng cho lĩnh vực Truyền thông Marketing”.

Như vậy, người đứng đầu tổ chức này là bà Phạm Thị Diệu Anh đã đại diện nói ra thông điệp, mong muốn của trung tâm thông qua bản thông tin gởi đến báo chí này.

d) Bổ sung phần thủ tục (tiêu đề, số hiệu, ngày phát hành, thông tin liên hệ…)

Sau khi hoàn chỉnh 3 bước trên là ta gần như hoàn thành 80% bài viết, giờ chỉ cần bổ sung một số ý sau:

• Hoàn chỉnh phần mở đầu: Header có logo, nhận diện thương hiệu Doanh nghiệp; địa điểm, thời gian xảy ra sự kiện…

• Hoàn chỉnh phần kết thúc: luôn có đoạn “About Us – Về chúng tôi” giới thiệu những thông tin cơ bản về Doanh nghiệp đã được soạn thảo sẵn và được duyệt để chính thức sử dụng; thông tin người tiếp nhận liên hệ vấn đề về truyền thông… 

4. CHUẨN BỊ VÀ SẴN SÀNG TRẢ LỜI BÁO GIỚI:

Về nguyên tắc, Thông cáo Báo chí nên được phát hành thông qua một buổi Họp báo với sự tham gia đầy đủ của Ban Giám đốc Doanh nghiệp và phóng viên báo đài.

Hoạt động của một buổi Họp báo thường bao gồm:

• Phía Doanh nghiệp trình bày, chia sẻ thông tin, đây chính là các nội dung đã được đề cập trong bài Thông cáo.

• Phía báo giới: có khoảng 15 phút cho phần Q&A – Hỏi và Trả lời những nội dung liên quan hay khai thác sâu hơn các vấn đề mà Doanh nghiệp vừa trình bày.

Như vậy về phía Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các nội dung, tài liệu, chứng cứ… để tự tin bước vào buổi Họp báo. Để buổi Họp báo diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp, bộ phận Truyền thông, hay cụ thể là người làm công việc Quan hệ Công chúng cần có sự dự liệu những câu hỏi có thể xảy ra và chuẩn bị sườn ý các câu trả lời. Khi chuẩn bị càng kĩ lưỡng sẽ càng giúp cho Cấp Lãnh đạo tránh được những tình huống khó xử, ấp úng do không thể trả lời câu hỏi.

Cần dự liệu trước các tình huống có thể diễn ra ngay từ khi bắt đầu soạn thảo Thông cáo Báo chí

5. KIỂM TRA LẦN CUỐI VÀ SẴN SÀNG PHÁT HÀNH

Đứng ở góc độ Doanh nghiệp, mọi thông tin muốn chính thức công bố đều cần có sự phê duyệt từ các bộ phận chức năng như Pháp Chế hoặc các Quản lý Cấp cao. Việc có nhiều bộ phận cùng tham gia vào xét duyệt nội dung như vậy mang nhiều lợi điểm như:

• Thông tin được chia sẻ đầy đủ trong nội bộ doanh nghiệp

• Các bộ phận kiểm tra chéo và đảm bảo tính xác thực thông tin cho nhau

• Nội dung câu chữ đề cập trong Thông cáo vì thế cũng được nhìn nhận đa chiều và thận trọng hơn.

Hãy nhớ rằng một khi Thông cáo Báo chí phát hành ra công chúng giống như một mũi tên rời khỏi chiếc cung vậy, không thể hối hận, không thể thu hồi. Để đảm bảo mọi thứ hoàn hảo nhất, cần ghi nhớ những điều sau đây:

• Việc đăng bài cải chính thông tin đã đăng trong Thông cáo Báo chí là đại kỵ; điều này chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng đến hình ảnh, thương hiệu của Doanh nghiệp.

• Nhờ một người khác đọc lại, từ chuyên môn gọi là proof reading: đảm bảo không có lỗi sai về dấu chấm câu, lỗi chính tả; lưu ý các số hiệu, ngày giờ, các con số được đề cập.

• Đặt nội dung này trên một quy cách chuẩn chỉnh, mang đúng thương hiệu công ty, sang trọng, đẹp mắt.

• Hãy đặt bản thân vào tâm thế của người nhận, người đọc và trả lời các câu hỏi: mình đọc có hiểu hết nội dung không? mình nhận Thông cáo này có thấy chỉn chu, đẹp mắt và hài lòng không?

Sau tất cả sự tận tâm và bài bản suốt quá trình soạn thảo, giờ là lúc bạn tự tin phát hành bản Thông cáo và gởi những thông tin tốt đẹp nhất của Doanh nghiệp đến cho công chúng.

Nếu bạn cần được hỗ trợ trực quan sinh động hơn, hãy tham khảo khoá học Modern PR tại AIM Academy để được “cầm tay chỉ việc” dù bạn mới toanh trong công việc này. Tham khảo khóa học Modern PR tại AIM Academy

Tác giả

My Dương – Marketer, Trainer & Writer

EXPERTS@AIM là chuyên mục do AIM Academy phối hợp cùng các chuyên gia trong lĩnh vực Marketing Communication để mang đến cho bạn đọc nguồn thông tin đáng tin cậy cũng như những góc nhìn thú vị của người trong ngành.

Hãy đón xem EXPERTS@AIM hằng tuần nhé!