5 sai lầm trong tổ chức sự kiện bạn dễ mắc lúc nào chẳng hay

Thế giới tổ chức sự kiện luôn chào đón các bạn trẻ tràn đầy nhiệt huyết và không ngại thay đổi. Tuy nhiên nghề sự kiện đòi hỏi bạn phải là người rất cẩn thận và chi tiết, có cái nhìn tổng quan và khả năng bao quát sự việc. Vì chỉ một sai lầm nhỏ có thể dẫn đến một chuỗi nguyên nhân – kết quả ảnh hưởng trực tiếp tới việc vận hành hiệu quả các hoạt động của sự kiện hoặc đôi khi bắt buộc phải huỷ bỏ.

Ở bài viết này AIM Academy sẽ nhắc đến những lỗi sai mà một người tổ chức sự kiện thường mắc phải. Các bạn trẻ có thể tham khảo để lựa chọn cho riêng mình một phong cách làm việc ít trắc trở hơn.

1. Không chú trọng quảng bá sự kiện, chỉ chờ “hữu xạ tự nhiên hương”

quang ba su kien

Rất nhiều event organizer dành phần lớn thời gian để lên kế hoạch tổ chức sự kiện, xác định rõ công việc cần làm từ lúc hoạch định lên ý tưởng cho tới lúc kết thúc sự kiện, nhưng lại bỏ qua một phần rất quan trọng – quảng bá.

Tổ chức sự kiện là cơ hội cho nhãn hàng tương tác và xây dựng kết nối cảm xúc với người tiêu dùng. Số lượng và chất lượng người tham dự sự kiện là một trong những thước đo để đánh giá mức độ thành công của sự kiện.

Điều này đòi hỏi người tổ chức phải sẵn lòng bỏ ra một phần lớn thời gian, công sức và đôi khi là tiền bạc để thực hiện các hoạt động truyền thông. Đặc biệt là trong cuộc sống số hoá, không chỉ nên phụ thuộc một nền tảng để tiến hành quảng bá mà cần phải biết cách sử dụng đa kênh (truyền thống và trực tuyến) để tối ưu hoá khả năng tiếp cận với lượng khách hàng tiềm năng.

Tham khảo ngay kế hoạch Marketing cho sự kiện – Timeline và chiến lược này.

2. Yêu cầu không rõ ràng về địa điểm, thiết bị

thiet bi to chuc su kien

 

 

Nhiều người tổ chức sự kiện thiếu khả năng trình bày vấn đề và bày tỏ nhu cầu. Họ không biết cách đưa ra yêu cầu và nêu ra những thiết bị kỹ thuật mà họ muốn. Dẫn tới nhiều sự kiện diễn ra với nhiều sai sót về hạ tầng kỹ thuật như: thiết bị âm thanh không đủ chuẩn, sân khấu làm sai kích thước…

Để khắc phục được điều này thì khi làm kế hoạch cho sự kiện bạn cần dành nhiều thời gian để nghiên cứu thông tin về các thiết bị (đa dạng về mẫu mã, chất lượng và công năng), khảo sát kĩ địa điểm tổ chức sự kiện (quy mô, tầm cỡ)… Thu thập đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết giúp bạn vận hành kế hoạch tổ chức sự kiện một cách trơn tru, ít sai phạm nhất có thể.

Hãy luôn nhớ rằng: một sự kiện với quy mô nhỏ, đơn giản nhưng được tổ chức tốt hơn sẽ ấn tượng hơn một sự kiện quy mô lớn với nhiều thiếu sót.

 

3. “Vung tay quá trán” khi sử dụng ngân sách

ngan sach to chuc su kien

 

Mang tới những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng tham gia sự kiện là điều mà tất cả các công ty đều muốn làm được. Nhưng ngân sách vẫn là yếu tố quyết định, người tổ chức sự kiện cần đảm bảo được lợi ích kinh tế của khách hàng cũng như là lợi ích của bản thân.

Lập kế hoạch phân bổ ngân sách, dự trù chi phí phát sinh giúp ta kiểm soát tài chính tốt hơn, tránh lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất dựa trên những gì đã bỏ ra. 

Có thể bạn sẽ gặp trường hợp chi phí thuê thiết bị sẽ cao hơn với chi phí sở hữu thiết bị. Do đó bạn nên đánh giá dựa trên nhiều khía cạnh để đưa ra quyết định mua thiết bị đó phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện trong tương lai.

Hoặc có nhiều thiết bị thông thường bạn sẽ phải thuê riêng biệt, tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể làm việc để nhận được một mức giá tốt hơn theo dịch vụ gói sử dụng nhiều lần.

Hầu hết chúng ta đều biết rằng mọi thứ trong hoạt động mua bán đều có thể thương lượng. Điều này giúp chúng ta giảm được chi phí cho sự kiện.

 

4. Không đặt trọng tâm vào người tham dự

nguoi tham du su kien

 

Tổ chức sự kiện giúp ta tiếp cận được tới khách hàng mục tiêu, thay đổi nhận thức của người tiêu dùng. Chính từ đó làm khách hàng quan tâm và biết đến sự tồn tại và khác biệt của sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp mang tới.

Người tổ chức sự kiện cần biết cách gây ấn tượng trong xuyên suốt quá trình sự kiện diễn ra và níu chân được người tham dự ở lại cho tới khi sự kiện kết thúc.

Mọi quyết định tiến hành bất cứ hoạt động nào đều cần phải dựa trên dữ liệu thu nhập được của đối tượng khách hàng tham gia. 

Bạn cần cân nhắc lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp nhất cho khách hàng mục tiêu của mình. Lựa chọn kĩ càng địa điểm tham dự và khung thời gian, thời điểm bắt đầu sự kiện để giảm thiểu lý do cản trở sự tham gia của khách hàng mục tiêu.

Đa số mọi người thích cảm giác được người khác quan tâm. Trong kinh doanh, chất lượng dịch vụ những năm gần đây được xem là ưu tiên hàng đầu. Bạn càng quan tâm tới khách hàng của mình thì bạn càng dễ thuyết phục họ trở thành khách hàng ruột của mình. Tạo cảm giác thân thuộc và được chào đón tại các sự kiện mà bạn tổ chức bằng đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp và thân thiện.

Bạn bắt buộc phải hiểu rõ khách tham dự để có thể cung cấp các dịch vụ thích hợp và đáp ứng được nhu cầu của họ. Không quá chú trọng việc thúc đẩy doanh số bán hàng mà xem nhẹ trải nghiệm của người tham dự.

 

5. Phân bổ thời gian không hợp lý

phan bo thoi gian to chuc su kien

 

Một trong những sai lầm mà nhiều người tổ chức sự kiện mắc phải là phí quá nhiều thời gian vào những hạng mục nhỏ và không quan trọng.

Tập trung vào thứ cần thiết để bỏ qua những thứ không cần thiết. Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải biết hạng mục nào cần được ưu tiên.

Để xác định được thứ tự ưu tiên, bạn cần xác định rõ những câu hỏi cần trả lời và thứ tự trả lời câu hỏi. 

Nắm bắt và hiểu rõ vấn đề giúp bạn dự đoán và nhận ra những vấn đề đang tồn tại. Sắp xếp thời gian và tính chất công việc tương ứng đảm bảo công việc tiến hành đúng tốc độ.

Quan trọng nhất, bạn hiểu rõ mục tiêu mà sự kiện này đang nhắm tới. Công việc sáng tạo là công việc không có điểm dừng và bạn cần biết nên buông bỏ những thứ không cần thiết. Tập trung nguồn lực để xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện đúng với mục tiêu đã đề ra. 

Bên cạnh đó bạn cần nhận thức được giá trị của làm việc nhóm,  góp phần rất quan trọng tạo điều kiện thuận lợi để hợp tác và làm việc với người khác hiệu quả ở trong bất cứ sự kiện nào.

Làm rõ yêu cầu công việc đối với Chuyên viên lên kế hoạch để họ có thể hoàn thiện một bản kế hoạch cụ thể. Chuẩn bị timeline chi tiết thông tin cho từng hoạt động. Phân công nhiệm vụ cần hoàn thành cho từng thành viên tham gia tổ chức sự kiện. Gia tăng tính trách nhiệm cho từng cá nhân tham gia tổ chức sự kiện giúp cho công tác xử lý vấn đề tìm ra được câu trả lời nhanh chóng hơn.

Trang bị cho mình những kiến thức cần thiết và làm chủ được tư duy của mình. Kiến tạo một phong cách sống làm việc tự chủ để xây dựng tầm nhìn.

Sai lầm trong vận hành là không thể tránh khỏi, đặc biệt là với người trẻ mới vào nghề. Học từ sai lầm cũng là một cách hay để “lên tay”. Nhưng có những sai lầm khiến bạn và cả team phải “trả giá đắt”, cũng như làm bạn hoài nghi về năng lực bản thân.

Vậy tốt nhất, hãy trang bị vững kiến thức, kĩ năng tốt ngay từ đầu để hạn chế những lỗi sai không đáng có. Tham gia lớp học Event & Activation Management để được đào tạo bài bản cách tổ chức sự kiện và hoạt động kích hoạt thương hiệu, từ lên kế hoạch tổng quan đến thực thi chi tiết.

Đăng ký càng sớm, học phí càng ưu đãi: Event & Activation Management.

Ngoài ra, nếu còn đang trong giai đoạn tìm hiểu về nghề, bạn có thể lắng nghe những chia sẻ, định hướng của Mr. Lê Huy Quốc (Event Director, Metan Vietnam) trong video series khám phá nghề Event Organizer.

Đăng kí xem miễn phí tại đây.

video tim hieu nghe su kien