Marketing Cho Sự Kiện: Timeline Và Chiến Lược

Bạn không thể đầu tư làm ra một sự kiện với nội dung thật hay ho, hấp dẫn rồi… để đó cho mọi người tự tìm đến. Biết rằng “hữu xạ tự nhiên hương”, nhưng giữa quá nhiều những đối thủ cũng “hữu xạ” khác, bạn phải biết cách xúc tác để hương của mình bay đi xa hơn. Do đó, marketing cũng là một phần không thể thiếu trong tổ chức event. Dưới đây là những điều bạn cần biết về marketing cho sự kiện.

1. Event marketing hay marketing cho sự kiện là gì?

Event marketing là việc bạn sử dụng những công cụ, kĩ thuật và các kênh để quảng bá sự kiện tới khán giả, mục tiêu chính là thúc đẩy họ mua vé hoặc tới tham dự.

Có thể nói marketing có khả năng quyết định thành bại cho sự kiện của bạn, và là một cuộc chiến không hề đơn giản.

2. Timeline marketing cho sự kiện

Đương nhiên không thể có một chiến lược hay timeline nào hoàn hảo, vì mỗi sự kiện có những đặc điểm khác nhau, chẳng hạn như về thời gian, ngân sách hay thị trường mục tiêu. Dựa vào những gợi ý về những chiến thuật và ý tưởng event marketing phổ biến, bạn hãy tự lập ra một kế hoạch riêng cho sự kiện của mình.

Timeline sẽ được chia thành 4 giai đoạn:

  • Trước sự kiện (pre-event)
  • Ra mắt sự kiện (event launch)
  • Tiếp thị hàng ngày (day-to-day marketing)
  • Cú hích cuối cùng trước khi sự kiện đi vào hoạt động (last call)

 

3. Chiến lược marketing cho sự kiện

Mục đích chính của tiếp thị sự kiện vẫn là tăng nhận thức về sự kiện, hướng đến thúc đẩy mọi người tham gia, mua vé.

Đối với những người tham dự tiềm năng, hoặc những người đã từng tham dự trước đó, bạn cần đưa được họ vào giai đoạn nhận thức trong phễu marketing. Còn đối với những người đã nhận thức, đã biết về sự kiện, điều bạn cần làm là thuyết phục họ tham dự, là giai đoạn tạo quan tâm và chuyển đổi.

 

Dưới đây là một số phương pháp bạn có thể cân nhắc để đưa vào kế hoạch quảng bá sự kiện của mình.

GIAI ĐOẠN 1: PRE-EVENT

Đừng đợi đến lúc tất cả mọi thứ của sự kiện đã hoàn thành thì bạn mới bắt đầu tiếp thị và quảng bá. Marketing sẽ là một phần đi xuyên suốt quá trình tổ chức, cần được tiến hành ngay từ những khâu đầu tiên.

Đây là một số phương pháp bạn có thể áp dụng cho giai đoạn này.

 

Tạo một trang landing page riêng cho sự kiện

Biết bao nhiêu người quên mất rằng họ có thể tạo một trang dành riêng cho sự kiện (landing page) và duy trì, cập nhật nó để thu hút sự quan tâm từ sớm, ngay cả khi tất cả các chi tiết vẫn chưa được hoàn thiện. Bạn có thể thu thập được lượng khách hàng tiềm năng (leads) mà sau này có thể liên hệ lại.

Dùng blog posts nêu chủ đề, sứ mệnh

Bước tiếp theo trong chiến lược marketing sự kiện là nói với mọi người lý do tại sao bạn lại tổ chức nó, giống như là tuyên bố “sứ mệnh” vậy. Hãy sử dụng các bài đăng blog.

Các bài blog sẽ ít có nhiệm vụ bán hàng hơn là landing page. Chúng sẽ tập trung nói về chủ đề của sự kiện, nói về tầm quan trọng của sự kiện và thuyết phục mọi người rằng vì sao họ phải đến tham dự.

Thông báo trên social media


Các phương tiện truyền thông xã hội đóng vai trò tất yếu để quảng bá sự kiện, xây dựng cộng đồng và truyền bá “sứ mệnh” mà bạn đã viết trên blog bằng cách chia sẻ link. Ở giai đoạn này, bạn nên có một hashtag sự kiện và sử dụng nó xuyên suốt các bài đăng trên mạng xã hội.

Facebook quan trọng, nhưng không phải là duy nhất. Đừng quên thế giới social media rộng lớn đến mức nào. Tùy theo tính chất sự kiện và đối tượng tham dự mà bạn hướng đến, hãy xem xét sử dụng thêm Twitter, LinkedIn, Instagram, Snapchat, Pinterest, YouTube, Tumblr, Medium, Reddit, Quora… và rất nhiều những trang khác.

Tìm đối tác truyền thông

Hãy tìm và liên hệ với những đối tác hỗ trợ hoặc bảo trợ truyền thông từ trước khi sự kiện của bạn chính thức ra mắt. Bằng cách này, họ sẽ lên kế hoạch giúp bạn truyền thông từ sớm. Bạn cũng có thể yêu cầu những đơn vị hợp tác khác trong chương trình quảng bá cho bạn.

Liên hệ Influencer/KOL

 

Tương tự như việc tìm đối tác truyền thông, nếu có ý định mời Influencer hay KOL xuất hiện hay PR, quảng bá cho sự kiện, bạn nên liên hệ từ sớm. Đa phần những người này đều có lịch trình bận rộn và không phải lúc nào cũng sẵn sàng cho lời đề nghị của bạn.

Ngay cả khi họ đã đồng ý hợp tác, bạn cũng rất cần chuẩn bị một vài phương án dự phòng vì tình trạng Influencer/KOL “hủy kèo” bất ngờ không phải là hiếm.

GIAI ĐOẠN 2: EVENT LAUNCH

Cần chuẩn bị gì cho giai đoạn ra mắt sự kiện để gây ấn tượng tốt với mọi người? Trong thời gian này, bạn vẫn tiếp tục lên bài, thông báo đều đặn trên blog, các kênh social và các kênh đối tác, hỗ trợ truyền thông.

Ngoài ra, hãy xem xét triển khai những hoạt động sau.

Gửi email marketing

Theo báo cáo của ngành công nghiệp sự kiện, email được các nhà tổ chức sự kiện bình chọn là chiến thuật hiệu quả nhất mà lại ít tốn kém, và chắc chắn nó sẽ là trọng tâm trong chiến dịch của bạn. Khi sự kiện đã sẵn sàng để “lên sóng” hãy gửi số lượng lớn email cho những khách hàng tiềm năng của bạn.

Đưa sự kiện lên báo

 

PR hoặc quảng cáo trên báo chí là một cách để làm thương hiệu, đồng thời tăng được những đường links dẫn về website của bạn, tạo traffic truy cập cho các sự kiện trong tương lai. Đó cũng là lý do vì sao sự kiện của bạn cần có một landing page.

Lưu ý một số vấn đề để viết được một bài báo tốt:

  • Liệt kê những chi tiết cơ bản của event một cách đơn giản nhất để nhà báo lấy được thông tin một cách dễ dàng.
  • Nhắc đến một khía cạnh đặc biệt của sự kiện, tại sao sự kiện của bạn lại mới, thú vị và độc nhất? Có người nổi tiếng nào tham dự hay không? Bạn có câu chuyện thú vị gì để kể không?

GIAI ĐOẠN 3: DAY-TO-DAY

Khoảng thời gian từ khi ra mắt đến khi sự kiện chính thức diễn ra là thời điểm bạn bán vé, do đó vừa phải liên tục chăm sóc, thu hút sự chú ý, vừa thúc đẩy người ta mua vé.

Bạn vẫn sẽ phối hợp đều các kênh email, blog và social. Bên cạnh đó hãy tham khảo sử dụng những “chiêu” này.

Early Bird discount(s)

Khi sự kiện đã hoàn thành những bước cơ bản, bạn hãy bắt đầu “vẽ” ra những lý do để khuyến khích mọi người đăng kí, và đăng kí ngay bây giờ chứ không phải đợi từ từ.

Đây là lúc bạn có thể tận dụng chiêu Early Bird discount – giảm giá cho những người đăng kí sớm. Với chiêu này, giá vé của bạn có thể bị giảm đi, nhưng doanh số lại có thể tăng lên vì thu hút được nhiều người mua. Bạn có thể linh hoạt tạo ra nhiều đợt bán vé với mức giá khác nhau. Mỗi đợt bán với mức ưu đãi riêng sẽ làm nhiệm vụ thúc đẩy mọi người mua vé ngay và luôn, hạn chế chần chừ.

Tạo nội dung tăng chia sẻ

 

Trong thời điểm này, những gì bạn đăng trên blog hay kênh social không chỉ nhằm mục đích thông báo nữa, mà hãy tạo ra những nội dung khiến người khác phải chia sẻ, từ đó giúp lan tỏa sự kiện của bạn.

Những nội dung gì sẽ khiến cho họ thích thú và “tự nguyện” chia sẻ? Tùy vào tính chất sự kiện. Nếu bạn tổ chức hội nghị, hội thảo hay sự kiện B2B thì chuyện này khá đơn giản. Bạn chỉ cần soạn và cung cấp cho người đọc một tập báo cáo ngành, hoặc một tài liệu tổng hợp kiến thức chia sẻ từ các diễn giả.

Đối với sự kiện B2C thì không có công thức rõ ràng nào. Bạn có thể linh hoạt tạo nội dung dưới các hình thức như infographics, ảnh gifs, podcasts, series video trên YouTube… Nội dung phải hữu ích hoặc có sức thu hút, có thể nắm bắt và tận dụng các hot trends chẳng hạn.

Đây là thời đại của sự chia sẻ, nên đừng bỏ qua sức mạnh này nhé.

Quảng cáo trả phí

Chỉ dựa vào một vài nội dung viral thì vẫn chưa đủ “đô”, hãy nghĩ đến phương án chi tiền để chạy quảng cáo. Dù bạn sẽ tốn một khoản ngân sách để chi cho các mạng xã hội, Google Ads hay để retargeting, nhưng một sự kiện có tiền “chống lưng” thì vẫn có lợi thế hơn nhiều.

Bạn không nhất thiết phải “vung tiền” trong suốt các khâu tổ chức. Hãy tập trung vào một số thời điểm, chẳng hạn như trước đợt ưu đãi Early Bird, khi khởi động sự kiện… Quảng cáo trả phí sẽ giúp củng cố và khuếch đại các hoạt động tiếp thị khác, giúp bạn đạt được tầm ảnh hưởng tối đa.

GIAI ĐOẠN 4: LAST CALL

Ngay tên của giai đoạn đã nói lên tầm quan trọng và gấp rút của marketing vì bạn cần chạy đủ KPIs người tham dự.

Tổng tấn công sales trên tất cả các kênh

Cho dù bạn đã tiếp thị trong vài tháng, thì những tuần cuối cùng trước sự kiện vẫn luôn là thời điểm cực kỳ quan trọng để làm một cuộc tổng tấn công cuối cùng trên mọi phương tiện.

Trong giai đoạn này, các bài blog, bài đăng trên social media và email sẽ tập trung vào sales nhiều hơn, vì bạn đã dành nhiều tháng, nhiều tuần trước đó để xây dựng mối quan hệ. Giờ là lúc bạn call to action và chuyển đổi chiến lược dài hạn đó thành bán vé.

Sử dụng word-of-mouth

Nhiều người tổ chức chỉ tập trung “lôi kéo” những người tham dự mới, mà quên mất rằng lúc này, họ đã có những người đã đăng ký/mua vé tham dự. Bản thân những người này lại có thể tạo ra một mạng lưới quảng bá, thuyết phục thêm những người khác đến tham gia.

Truyền miệng luôn được chứng minh là một trong những chiến thuật tiếp thị mạnh mẽ và hiệu quả nhất. Thậm chí, bạn có thể có quà tặng/ưu đãi cho những người giới thiệu để tạo thêm động lực cho họ.

Gọi điện thoại trực tiếp

Nếu bạn đã có một tệp khách hàng tiềm năng mà vẫn chưa thấy họ đăng kí hay mua vé, sao không gọi cho họ? Hãy hỏi xem họ có vướng mắc nào không, bạn có thể giúp gì cho họ? Có thể nói đây là một cách khá tốn thời gian và công sức, nhưng lại hiệu quả để đảm bảo doanh số cho bạn.

Tùy theo số lượng người đăng ký đến thời điểm hiện tại ra sao mà bạn linh hoạt tìm thêm những phương án chữa cháy khác. Ví dụ như còn trống quá nhiều slots thì có thể nghĩ đến việc mời Influencer/KOL để thay đổi cục diện (nếu trước đó kế hoạch của bạn không có mục này)…

Marketing sự kiện là một phần không thể tách rời trong kế hoạch. Đừng cố làm ra một event thật hoành tráng, chất lượng rồi để đó cho “chết yểu” mà không ai biết tới.

Tổ chức sự kiện là một công việc thách thức nhưng cũng đầy thú vị. Xung quanh nó còn rất nhiều những vấn đề như quản lý địa điểm, hoạt động kích hoạt thương hiệu, chi phí, tiến độ… Nếu bạn là người đang quan tâm đến công việc này, hoặc đã là một người làm event nhưng muốn nâng cao chuyên môn, muốn hệ thống một cách bài bản những vấn đề trên, hãy tham khảo khóa học Event & Activation Management của AIM Academy nhé.

Nhanh tay đăng ký trước 20 ngày để nhận được 10% ưu đãi học phí.