In-house agency hay Outsourced agency? Đâu là phương án tối ưu chi phí?

Digital đang tạo ra những “cú vọt” chóng mặt cho thương hiệu. Chính vì thế, xu hướng dịch chuyển từ thuê một outsourced agency ngoài sang nuôi một team in-house agency đang rõ rệt hơn bao giờ hết. Mỗi một giải pháp đều mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích và khó khăn riêng. Vậy dựa vào những tiêu chí nào để doanh nghiệp có thể đưa ra một quyết định hợp lý? Không có gì hiệu quả hơn là việc vạch ra các tiêu chí cụ thể để so sánh. 

inhouse agency va outsourced agency

IN-HOUSE AGENCY LÀ GÌ VÀ OUTSOURCED AGENCY LÀ GÌ? 

In-house agency (in-house) là agency được nuôi trong chính mỗi doanh nghiệp, họ chịu trách nhiệm hoàn toàn về marketing mà không cần sự can thiệp của bên ngoài. Chính vì “team trong nhà”, nên họ hiểu dịch vụ hơn ai hết, những ấn phẩm họ làm ra đa phần rất “sát sườn” với nhà mình. Đây là ưu thế vượt trội hơn cả. Nhưng cũng chính là team trong nhà, họ thường phải đảm nhận nhiều việc cùng một lúc, thậm chí là nhiều đầu việc không tên khác. Điều này đôi lúc khiến họ quá tải và yếu tố sáng tạo cũng vì thế hạn chế hơn. 

Outsourced agency là một dịch vụ marketing được thuê bên ngoài, có thể thuê theo campaign hay xuyên suốt trong hoạt động kinh doanh của công ty. Trong những năm gần đây, outsourced agency đã nổi lên với những ưu điểm “hấp dẫn” các doanh nghiệp: tính chuyên môn hoá cao, am hiểu về thị trường sâu và độ sáng tạo cao. Cũng chính là team “ngoài nhà” nên các nhãn hàng sẽ dễ dàng “ép” hơn. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, không có khả năng nuôi một in-house agency, outsourced đang là lựa chọn tối ưu, đặc biệt là về hiệu suất làm việc. 

Khi cân nhắc nên chọn loại hình nào, hẳn các doanh nghiệp bao giờ cũng tập trung đến những vấn đề như việc quản lý hình ảnh thương hiệu, sự xuất sắc trong sáng tạo, tốc độ tiếp cận thị trường, sự nhanh nhẹn, đảm bảo đúng yêu cầu và đặc biệt là chi phí. Nhưng thật sự, chúng ta sẽ tiết kiệm được bao nhiêu nếu bạn sử dụng team inhouse? 

Nếu muốn biết, cùng đặt in-house agency và outsource agency lên bàn cân để so sánh 

Có thể bạn cũng sẽ quan tâm bài viết cấu trúc phòng marketing ở client và cấu trúc agency.

so sanh inhouse va outsourced

SO SÁNH IN-HOUSE AGENCY VÀ OUTSOURCED AGENCY

 

1. Tuyển dụng 

 

In-house: Bạn sẽ cần tuyển dụng một đội ngũ hùng hậu ngang với một agency bên ngoài, chi phí này khá “khủng” nhưng bạn chỉ phải tốn 1 lần ban đầu. Tuy nhiên, giả sử tỷ lệ nghỉ việc trung bình của nhân viên trong ngành là 25%, con số này sẽ có xu hướng giảm trong nhiều năm tới nhưng vẫn là một áp lực lớn với các doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm một khoản phí là “chi phí duy trì sự liên tục”. 

Outsourced: Việc thay đổi nhân sự trong agency là việc “cơm bữa”. Nên chi phí tuyển dụng thường được tính vào overhead cost (các khoản phí liên quan đến vận hành hằng ngày của doanh nghiệp, không bao gồm chi phí nhân công và chi phí nguyên vật liệu) cho agency tính toán phí duy trì. Khoản này thường chiếm ít hơn 10% overhead cost.

 

2. Phúc lợi 

 

In-house: In-house sẽ chi trả các khoản bắt buộc về hưu bổng, thuế quỹ lương… cũng như các chi phí khác liên quan đến việc làm. 

Outsourced: Các outsourced agency cũng được yêu cầu phải đóng các khoản bắt buộc này. Nhưng tùy vào quy mô biên chế, một số agency được miễn các khoản phí bổ sung như thuế quỹ lương… Nhưng những khoản phí này cũng đã được bao gồm trong overhead của agency.  

 

3. Nơi làm việc và tiện ích 

 

In-house: Nếu xây team thì phải có “nhà” cho team, đặc biệt là không gian làm việc của marketing thông thường sẽ yêu cầu sự thoải mái, sáng tạo hơn bình thường. Một số tiện ích khác cũng cần được bổ sung như điều hoà, máy sưởi, internet,… Khoản này được dựa trên chi phí trung bình công ty chi trả trên mỗi nhân viên. 

Outsourced: Ở các outsourced agency, nhân sự là yếu tố hàng đầu và quan trọng nhất nên không gian sáng tạo được đầu tư kỹ lưỡng. Các chi phí kể trên thường chiếm 30-45% overhead. 

 

4. Thiết bị 

 

In-house: Tùy thuộc vào mục đích xây dựng team in-house là gì mà các doanh nghiệp sẽ phải trang bị những thiết bị cần thiết. It nhất cần có máy tính, máy chủ, máy in đồ hoạ… Nếu team bạn thực hiện các công việc quay dựng thì cần có thêm máy quay, máy tính dựng phim, máy thu âm… Nếu không có sẵn, bạn có thể cân nhắc việc đi thuê.

Outsourced: Tất cả thiết bị cần thiết sẽ được tính là overhead. Khoản này sẽ chiếm khoảng 30% overhead.

 

5. Giấy phép và đăng ký phần mềm

 

In-house: Đây là một “thử thách” lớn đối với team trong nhà với việc đăng ký sử dụng các phần mềm. Nếu khối lượng công việc ít, chi phí này sẽ trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp. 

Outsourced: Các agency thường phải chi đáng kể vào các giấy phép phần mềm để hoạch định và mua media. Nhưng hầu hết họ sẽ tính thêm chi phí này cho khách hàng khi thương lượng. Hoặc nếu agency có nhiều chi nhánh, họ cũng có thể mua được với giá mềm hơn.

 

6. Nghỉ lễ và nghỉ phép 

 

In-house: In-house sẽ cần quản lí các nguồn lực trong phạm vi khối lượng công việc dự kiến khi nhân viên nghỉ phép hoặc nghỉ ốm. Khoản này chiếm khoảng 14% chi phí tiền lương. Nếu cần thuê freelancer làm ngắn hạn để bù vào phần việc của người nghỉ, chi phí sẽ cao hơn và được tính vào chi phí hàng năm.

Outsourced: Với nguồn nhân lực lớn, outsourced agency sẽ linh động những nhân sự có cùng chuyên môn để đảm bảo hiệu quả công việc. Nếu agency cần thuê thêm freelancer thì chi phí này thường được tính trong phí duy trì.

 

7. Đào tạo chuyên môn 

 

In-house: Các doanh nghiệp sẽ cần bổ sung chi phí này như khoản chi phí để duy trì tính liên tục và ổn định. Điều này đặc biệt quan trọng để giữ chân nhân viên cũng như đảm bảo doanh nghiệp luôn bắt kịp nhịp của thị trường. Những kiến thức cần liên tục cập nhật là programmatic media, data analytics và marketing automation.

Outsourced: Outsourced agency cũng cung cấp các chương trình đào tạo như một cách giữ chân những nhân sự chủ chốt, giúp họ luôn cập nhật những phát triển của ngành. Bản chất của outsourced agency là phục vụ nên họ sẽ trích khoảng 10% overhead cho việc này để đảm bảo chất lượng dịch vụ. 

 

8. Nhân viên không được sử dụng hết hiệu suất 

 

In-house: Với một lượng nhân viên cố định, khả năng các nhân viên không đủ việc làm theo “mùa vụ”, dịch bệnh hoặc biến động kinh tế là điều khó tránh khỏi. Chi phí tiềm tàng này cũng ngốn của các doanh nghiệp không ít ngân sách. 

Outsourced: Outsourced agency thường có kế hoạch về nhân lực dự kiến và sẽ chạy theo nó. Việc tuyển thêm hay cắt giảm nhân sự thường dựa vào số lượng dự án mà họ đang chạy. 

 

9. Chi phí quản lý 

 

In-house: Chi phí quản lý team in-house có thêm các phần như quản lý nhân lực, pháp lý, tiếp thị.. để vận hành mỗi ngày.  

Outsourced: Outsourced agency sẽ dành khoảng 20% overhead cho chi phí này như một chi phí hiển nhiên. 

 

10. Chi phí rủi ro 

 

In-house: Khi team in-house làm việc không hiệu quả dẫn đến việc thay đổi lãnh đạo hoặc chấm dứt hoạt động thì chi phí rủi ro này sẽ tính vào one-off cost (nghĩa là phí chỉ phát sinh 1 lần).

Outsourced: Nếu doanh nghiệp chấm dứt hợp tác với outsourced agency, tuỳ vào tình trạng khách hàng nhiều hay ít mà họ sẽ có kế hoạch cắt giảm nhân sự để đảm bảo nguồn lợi nhuận. 

Khi so sánh hai phương án này, rõ ràng chi phí để thiết lập một in-house agency là rất đáng kể. Nó cần một chiến lược trung và dài hạn để thu hồi chi phí thiết lập ban đầu. Một số ý kiến cho rằng thành lập một in-house agency sẽ có thể tiết kiệm một nửa chi phí so với agency bên ngoài. Có thể các phân tích này đã bỏ qua chi phí thiết lập và chi phí hoạt động thường thấy, kể cả chi phí kết thúc nếu team nội bộ ngừng hoạt động.

Dù bằng cách nào, nếu thành lập một team nội bộ là để tiết kiệm chi phí thì các doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định. 

Tự vận hành team nội bộ hay thuê agency, người làm vị trí quản lý cũng cần nắm vững các kiến thức về digital, đặc biệt là hoạch định kế hoạch và đo lường hiệu quả.

Tham khảo ngay khóa Digital Planning để tự làm chủ cuộc chơi và “nói chuyện” được với agency.