Bí quyết để có bài thuyết trình chinh phục những khách hàng khó tính

Ý tưởng của bạn có thể rất hay, nhưng nếu không truyền tải đến khách hàng một cách thu hút thì vẫn có thể “chết yểu” như thường. Dù bạn là Account, Planner hay Copywriter…, kĩ năng thuyết trình đều là một công cụ không thể thiếu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu thế nào là một bài thuyết trình chinh phục những khách hàng khó tính.
Creative Communication

Nội dung bài viết

Ý tưởng của bạn có thể rất hay, nhưng nếu không truyền tải đến khách hàng một cách thu hút thì vẫn có thể “chết yểu” như thường. Dù bạn là Account, Planner hay Copywriter…, kĩ năng thuyết trình đều là một công cụ không thể thiếu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu thế nào là một bài thuyết trình chinh phục những khách hàng khó tính.

I. “What” thôi chưa đủ, phải “So What”?

Đừng chỉ cung cấp thông tin, bài trình bày của bạn phải trả lời được cả câu hỏi “so what” – thế thì sao? Nói cách khác, nó phải tạo nên một sự thay đổi nào đó, chứ không phải rót một mớ thông tin từ tai này qua tai kia của người nghe.

phải trả lời câu hỏi so what, the report, the explanation, the pitch

Theo Dan Roam, tác giả cuốn sách Show and Tell: How Everybody Can Make Extraordinary Presentations, có 3 loại thuyết trình, mỗi loại sẽ tạo ra những biến đổi khác nhau.

  • The report: Tạo ra thay đổi về thông tin, biến những sự thật thông thường trở nên “insightful & memorable”.
  • The explanation: Chỉ cho người nghe thấy làm thế nào để thay đổi kiến thức và khả năng của họ một cách dễ dàng.
  • The pitch: Thay đổi hành động của người nghe. Không chỉ cung cấp giải pháp cho một vấn đề, mà còn khiến người ta không thể phủ nhận giải pháp đó.

Thêm vào 1-2 câu nói lên “sứ mệnh” của bài thuyết trình, rằng nó sẽ mang đến nhữnng thay đổi gì đến người nghe. Có thể tham khảo cấu trúc sau:

“Tôi muốn đem đến cho bạn bài thuyết trình này bởi vì……….. để cuối cùng bạn sẽ ……… “

Khi đã làm rõ được “tại sao” và “thế thì sao”, bạn sẽ sẵn sàng để thiết kế bài thuyết trình thú vị của mình.

II. Presentation framework – khung một bài thuyết trình chuyên nghiệp

presentation framework-khung một bài thuyết trình chuyên nghiệp

Bài thuyết trình theo khung 10 bước dưới đây sẽ kéo dài 22 phút. Như vậy, nếu thời cho phép của bạn là 30 phút, bạn sẽ còn dư giờ để trả lời câu hỏi hoặc “chữa cháy” nếu chẳng may có vài slide nói hăng say đến quá giờ.

Khung này cũng rất linh hoạt, phù hợp cả khi sử dụng slide hoặc khi không có slide. Mỗi phần tương đương với 1 slide.

1. Introduction

Thời lượng: 2 phút

Càng đơn giản càng tốt, chỉ cần trả lời 2 câu hỏi: Bạn là ai và vì sao bạn ở đây. Giới thiệu bản thân, tổ chức, chủ đề thảo luận và bất kì thông tin cơ bản liên quan nào khác.

2. The hook

Thời lượng: 2 phút

Nói về giá trị mà bài thuyết trình sẽ mang lại và bắt đầu với kết luận. Nói cách khác là mang slide cuối cùng lên trước. Phải cho người ta thấy được ROI (return on investment), mang lợi ích trưng ra trước mắt họ thì họ mới ngồi dậy và chú ý đến bạn.

Nghiên cứu về não bộ cho thấy chúng ta không chú ý đến những điều nhàm chán và bạn chỉ có 30 giây để thu hút sự chú ý của người nghe. Do đó, hãy làm cho phần mở đầu trở thành một ấn tượng khó phai.

  • Làm họ ngạc nhiên với một thống kê thú vị nào đó.
  • Nói dăm ba câu hài hước để làm thoải mái tâm trạng của khán giả (và của cả bạn nữa).
  • Đặt câu hỏi tu từ để khiến khán giả suy nghĩ mà không nhất thiết phải trả lời.
  • Sử dụng một câu trích dẫn đầy cảm hứng.

3. Current situation

Thời lượng: 3 phút

Giải thích vì sao khách hàng của bạn lại ở đây hôm nay. Nói về những thách thức và họ phải đối mặt, nguyên nhân và tác động của nó.

Hãy nói bằng ngôn ngữ của khách hàng, đóng khung với các số liệu, các chỉ số hiệu suất chính quan trọng đối với họ.

4. New opportunity

Thời lượng: 3 phút

Tầm nhìn là như thế nào? Làm thế nào bạn có thể giúp họ giải quyết vấn đề hoặc thực hiện điều gì đó tốt hơn?

Thảo luận về những cơ hội mà bạn đã xác định, đồng thời xem xét cả những rủi ro tiềm ẩn, và bất kì chiến lược nào có thể giảm thiểu chúng.

5. Evidence

Thời lượng: 2 phút

Chọn lọc và cung cấp những dữ liệu khiến người nghe chú ý và ghi nhớ. Nhưng thế thôi chưa đủ, ngoài dữ liệu, hãy chia sẻ cả insight – sự thật ngầm hiểu sau dữ liệu. Càng cụ thể càng tốt.

Bạn có thể tìm kiếm một điều gì mới mẻ hoặc bất thường, gây ra sự tò mò và hiểu tại sao nó lại quan trọng đối với khán giả.

Ở slide này, hãy chuẩn bị cách trả lời khi gặp phải những câu hỏi như:

  • Bạn đã sử dụng dữ liệu nào?
  • Làm thế nào bạn tính toán được nó?
  • Làm thế nào bạn đo lường nó?
  • Bạn có case study hay testimonials nào để chứng minh những thành công trước đó không?

6. More evidence

Thời lượng: 2 phút

Ở slide này, bạn có thể tranh thủ “quảng cáo” về những ưu điểm như chi phí thấp, hiệu quả cao, chất lượng hoặc sự hài lòng.

Người nghe có thể thích dữ liệu, nhưng bạn hãy chỉ làm nổi bật những con số quan trọng nhất, như một lời cam kết rằng bạn nói có sách, mách có chứng.

7. Alternatives

Thời lượng: 2 phút

Nói về những options khác mà bạn đang xem xét, tốt nhất là 2. Một phương án bạn đã lựa chọn và một phương án bạn đang cân nhắc.

Hoặc ở bước này, bạn có thể nói về những “hậu quả” có thể xảy ra nếu như không thực hiện giải pháp nào cả.

8. Recommendations

Thời lượng: 2 phút

Đưa ra đề nghị giải pháp nào bạn cho là tốt nhất và vì sao? Lúc này cần dứt khoát và có quan điểm rõ ràng.

Đưa người nghe trở lại với ROI, lợi ích mà bạn đã chia sẻ ngay từ khi bắt đầu. Hãy trình bày cụ thể khung thời gian và mất bao lâu thì có thể thu lại lợi ích.

9. Next steps

Thời lượng: 2 phút

Trình bày cách thức thực hiện và các bước tiếp theo, bao gồm những thứ bạn cần khách hàng hỗ trợ.

10. The grand finale

Thời lượng: 2 phút

Đảo lại cái hook từ phần giới thiệu để khép lại câu chuyện, đồng thời truyền cho khách hàng cảm hứng khiến họ phải hành động. Bạn có thể yêu cầu họ làm một thứ gì đó mà họ dễ dàng nói đồng ý. Lí tưởng nhất là một việc đơn giản, có thể làm ngay tại chỗ chứ không cần phải đi đâu hay suy nghĩ nhiều.

III. Hình thức thì sao? đừng khóc vì Powerpoint

5 hình thức cần lưu ý khi bắt tay vào thiết kế powerpoint

Trước tiên hãy cân nhắc xem có nên dùng slide khi thuyết trình không. Những khách hàng thuộc hàng lãnh đạo cấp cao mong muốn một cuộc thảo luận hơn là một bài giảng. CEO Amazon Jeff Bezos thậm chí còn cấm thuyết trình bằng PowerPoint tại Amazon HQ và thay bằng những bảng ghi chú 6 trang.

Tuy nhiên, nếu khách hàng của bạn không phải là đối tượng đặc biệt, hoặc nếu phần trình bày cần phải minh họa bằng PowerPoint thì bạn cứ sử dụng bình thường. Nhưng lưu ý những tips này để tránh bị PowerPoint “làm phản”.

1. Nguyên tắc thiết kế slide

  • Mỗi slide chỉ mang một thông điệp
  • Trên mỗi slide chỉ nên dùng 1 hình ảnh và 1 cụm từ ngắn. Tránh câu dài và không nên nhìn vào slide đọc nguyên văn.
  • Phần nào quan trọng nhất thì làm lớn nhất. Headline có thể làm nhỏ lại để tránh phân tâm.
  • Vận dụng độ tương phản để làm nổi bật điểm quan trọng, có thể sử dụng nền tối thay nền trắng cho phần văn bản cần nhấn mạnh, để nó khác biệt với những phần khác trên màn hình.
  • Không có quá 6 đối tượng trên mỗi slide, ví dụ: 1 hình ảnh và 5 bullet points. Một slide chằng chịt chi tiết sẽ khiến não phải dùng thêm 500% năng lượng để đọc hiểu.

2. Glance Test – Bài kiểm tra lướt mắt

Hãy thử xem lướt qua bài thuyết trình và xem thử bạn có nắm được những thông điệp quan trọng không – đó là glance test. Hãy tập trung vào những phát hiện, kết luận, đề nghị và các bước thực hiện tiếp theo.

  • Người xem có thể hiểu ý của 1 slide trong 3 giây hoặc ít hơn không?
  • Có thông điệp rõ ràng trên mỗi slide không?
  • Bạn có sử dụng độ tương phản và khoảng cách hiệu quả để nhấn mạnh thông tin quan trọng không?
  • Bài trình bày đã có flow và cấu trúc logic chưa?

3. Tiêu đề slide

Sao không đặt tiêu đề slide thú vị như… giựt tít một đầu báo?

Thay vì một tiêu đề nhàm chán như “Kết quả quý 1 2019” hãy nói theo một cách khác như “Nhật kí tăng trưởng”. Nó sẽ tạo nên sự khác biệt lớn.

  • Dùng 5-10 từ.
  • Chính xác và cụ thể.
  • Không dùng các mạo từ như a, an, the.
  • Không dùng liên từ như “và”, dùng dấu “phẩy” thay thế.
  • Không nhắc lại những gì đã có trên slide.

4. Trực quan hóa dữ liệu

Thay vì khủng bố người xem bằng hàng tá các bảng báo cáo, hãy diễn tả số liệu bằng các biểu đồ và infographic. Chỉ chọn lọc những dữ liệu hấp dẫn nhất và hỗ trợ trực tiếp cho kết luận của bạn.

5. Chuẩn bị cho mọi tình huống

Là một người thuyết trình chuyên nghiệp, hãy có phương án back-up trong những trường hợp xấu.

  • Thời gian bị cắt giảm: Chuẩn bị một short-version cho bài của bạn trong trường hợp bạn chỉ có 5 phút để trình bày. Sử dụng slide 2, 4, 5 và 10 theo cấu trúc trên.
  • Khách hàng không chú ý: Khi thấy mọi người bắt đầu xao lãng và làm việc riêng, hãy nhắc lại tầm quan trọng của chủ đề.
  • Khách hàng bỏ đi: Nếu người “nắm quyền sinh sát” bên phía khách hàng không nói không rằng bỏ ra ngoài, hãy hỏi họ bạn phải làm gì tiếp theo. Đợi cho đến khi anh ta quay lại hay cứ tiếp tục phần trình bày?

Một Account Executive chuyên nghiệp sẽ có những phần thuyết trình đi vào lòng người và đôi khi có thể làm thay đổi tình thế, chuyển bại thành thắng trong những buổi pitching.

Để nhận những tin tức mới nhất từ AIM, bạn hãy để lại thông tin tại mục Nhận bản tin ở cuối trang AIM Academy nhé.