“Làm dâu trăm họ” – không phải ngẫu nhiên Account được dành tặng danh hiệu này khi đầu mối kết nối các phòng ban và đảm bảo dự án diễn ra đúng theo timeline.
Trước khối lượng công việc khổng lồ cùng số lượng người tham gia một dự án quá lớn, làm thế nào Account có thể ‘handle’ tất cả mọi thứ khi bạn cũng chỉ có 24h một ngày và 5 ngày làm việc một tuần? Cùng AIM đến với 3 công cụ không thể thiếu của một người account chuyên nghiệp nhé!
I. Contact report – bút sa thì gà “chết”
Trước khi làm bất kỳ một công việc nào, agency cần hiểu rõ khách hàng của mình và vấn đề họ đang gặp phải. Công việc đó trải qua rất nhiều hoạt động như thu thập thông tin, đánh giá thị trường, chọn người nổi tiếng hay quay TVC… những hoạt động đó cần được thống nhất để đưa ra quyết định cuối cùng và contact report được xem là biên bản ghi nhận lại những điểm các bên đã thống nhất để công việc có thể đi đúng hướng.
Như luật bất thành văn, đừng làm account nữa nếu bạn không biết làm contact report.
Contact report có gì mà “ghê gớm” vậy? Thì ra, trong một cuộc họp sẽ có rất nhiều luồng ý kiến khác nhau, nếu không có contact report để thống nhất lại thông tin thì mỗi người sẽ hiểu theo mỗi ý khác nhau, dẫn đến họ không biết phải làm gì tiếp theo, thậm chí là làm sai, và agency dĩ nhiên không muốn tốn thêm thời gian và tiền bạc để sửa chữa cho sự thiếu sót đó phải không nào?
Vậy để làm ra một bản contact report tốt, account cần đảm bảo rằng: Ghi chính xác thông tin các bên tham dự, những điều mà client chấp nhận trong mục Agreement mà không phải là cái tên thay thế nào khác, sau cùng là những bước tiếp theo cần thực hiện, thời gian thực hiện ra sao.
II. Đúng người đúng task không lo bị nát với WIP report
Sau khi có contact report, dân Account còn có thêm WIP report – báo cáo về tiến độ công việc và cá nhân nào sẽ đảm nhiệm để đảm bảo công việc được thực thi. Đây được xem như một quyển sổ cái nằm trong tay của Account để theo dõi và điều khiển được dòng chảy công việc.
Cốt lõi của một agency là ý tưởng sáng tạo nhưng để hoàn thành công việc thì yếu tố then chốt chính là hiệu suất.
Việc bay lơ lửng trên mây không theo một định hướng nào sẽ khiến công việc bị lệch hướng và agency mất hợp đồng từ client như chơi. Vậy nên phải có 1 template để theo dõi tiến độ công việc và từ đó WIP report xuất hiện.
Làm WIP report, Account cần đảm bảo không được sót tình trạng hiện tại của công việc, bước tiếp theo phải làm, ai sẽ “chăm sóc” việc đó và thời gian thực hiện ra sao.
III. Communication/Competitor review – biết người biết ta, trăm trận trăm thắng
Để có được một giải pháp truyền thông thực sự hiệu quả, agency cần phải hiểu rõ ngành hàng, thị trường, sản phẩm mà mình sẽ truyền thông. Và điều này được thực hiện qua 2 công cụ cực kỳ quan trọng của Account, đó chính là Communication review và Competitor review.
Communication review dùng để đánh giá chiến dịch truyền thông của đối thủ và khách hàng trong phạm vi thường là 1 năm.
Competitor review sẽ phân tích, đánh giá ngành hàng và thị trường để có thêm góc nhìn đa chiều hơn về client và business của client.
Agency được trả tiền để đem lại giải pháp truyền thông cho client. Muốn nấu một nồi “lẩu” ngon thì nguyên liệu đầu vào phải “tươi”, để ra lò được một chiến lược khả thi, thông tin được phân tích trong Communication/Competitor review phải được xử lý cẩn thận. Đây là công cụ hàng đầu cho thấy Account và agency hiểu client đến mức như thế nào.
Để làm ra một bản Communication review và Competitor review tốt, Account nên chú ý đừng bỏ sót 3 tiêu chí quan trọng:
- Thu thập thông tin để hiểu rõ khách hàng và đối thủ cạnh tranh.
- Tiếp đến Account phải phân tích những thông tin đó để đưa ra quan điểm của mình về vấn đề của khách hàng.
- Sau khi nắm vững 2 tiêu chí này, Account sẽ tiến đến “nấc thang” cao hơn là làm việc cùng Planner để hoạch định kế hoạch và dự đoán xu hướng thị trường trong tương lai.
Công cụ có thể giúp bạn làm việc dễ dàng hơn, nhưng để đạt được hiệu quả tối đa, bạn cần có thêm một rỗ kỹ năng trải dài từ việc quản trị bản thân để cân bằng cảm xúc, tư duy phản biện để đánh giá dự án, sự thương thuyết mềm dẻo để chiều lòng client lẫn xoa dịu team nội bộ. Những kỹ năng này đòi hỏi 1 quá trình dài mò mẫm tích lũy.
Để nhận những tin tức mới nhất từ AIM, bạn hãy để lại thông tin tại mục Nhận bản tin ở cuối trang AIM Academy nhé
